Archival science / علم الأرشيف

Digital Asset Management by by KeyFruit Inc. on Nov 05, 2009

2012-01-08T17:01:00.000+04:00

Digital Asset Management Whitepaper by KeyFruit Inc.

7th Annual William G. McGowan Forum on Communications

2011-11-19T16:36:00.000+04:00

UNESCO RECOGNIZES THE IMPORTANCE OF ARCHIVES IN CONTEMPORARY SOCIETY

2011-11-07T22:48:00.001+04:00

In the one of the most significant developments for archives at the international level for many years, the General Conference of UNESCO has today adopted the Universal Declaration on Archives proposed by the International Council on Archives. This landmark decision is an important step in improving public understanding of archives. It provides a splendid opportunity to raise still further awareness of archives among the general public and key decision-makers.

The Declaration is a powerful succinct statement of the relevance of archives in modern society. It emphasizes the key role of archives in administrative transparency and democratic accountability, as well as the preservation of collective social memory. While not neglecting the traditional concern with meeting the needs of historical research, the Declaration repositions effective archives management as an essential function which underpins modern public administration, good practice in private business, and ready access to information by citizens.

The first version of the Declaration was written by archivists in Québec in 2007. It was then adopted by the Section of Professional Associations (SPA) in ICA, who developed the text and made sure that its key messages were understood across languages and cultures. It generated many stimulating debates in ICA, before it obtained unanimous approval at the AGM in Oslo in September 2010.

Since then the international archival community has worked tirelessly to have the Declaration adopted by UNESCO. Today’s decision is the culmination of intense efforts led by Papa Momar Diop, the Ambassador of Senegal at UNESCO and the former National Archivist of Senegal. He has been ably supported by Jens Boel, Head Archivist at UNESCO, and activists in the ICA network throughout the world.

The challenge now is to use the Declaration to maximum effect, so that archives emerge from the ghetto, in which they are still all too often confined, and take their rightful place as a major player at heart of public administration and the centre of social memory.

L’UNESCO RECONNAIT L’IMPORTANCE DES ARCHIVES POUR LES SOCIETES CONTEMPORAINES

La Déclaration universelle des archives proposée par le Conseil International des Archives vient d’être adoptée au cours de la conférence générale de l’UNESCO.
Pour les archives, il s’agit de l’avancé la plus significative de ces dernières années au niveau international. Cette décision historique représente une étape importante pour favoriser la compréhension des archives par tous. Elle fournit une occasion magnifique de sensibiliser encore davantage le grand public et les décideurs-clés à la cause des archives.

La Déclaration est l’expression succincte et puissante de l’importance des archives dans la société moderne. Elle met en valeur le rôle majeur que jouent les archives dans la transparence administrative, la responsabilité démocratique ainsi que dans la préservation de la mémoire sociale collective. Sans négliger les préoccupations traditionnelles ni les besoins de la recherche historique, la Déclaration redéfinit la gestion efficace des archives comme une fonction essentielle, qui soutient les administrations publiques modernes, les bonnes pratiques au sein des entreprises privées et l’accès facilité à l’information pour les citoyens.

La première version de la Déclaration a été écrite par des archivistes au Québec en 2007. Elle a ensuite été adoptée par la Section des associations professionnelles (SPA) de l’ICA qui en a développé le texte et s’est assuré que les messages clés seraient compréhensibles dans toutes les langues et pour toutes les cultures. Elle a généré de nombreux débats passionants au sein de l’organisation avant d’obtenir l’approbation unanime au cours de l’AGM d’Oslo en Septembre 2010.

Depuis lors, la communauté archivistique internationale a travaillé sans relâche afin de voir la déclaration adoptée par l’UNESCO. La décision d’aujourd’hui est le résultat du travail intense mené par Papa Momar Diop, ambassadeur du Sénégal à l’UNESCO et ancien Archiviste National du Sénégal. Il a été activement soutenu par Jens Boel, Chef du service des archives de l’UNESCO et membre actif du réseau de l’ICA à travers le monde.

Le défi sera désormais d’utiliser la Déclaration le plus possible afin de voir les archives sortir du ghetto dans lequel elles se trouvent encore et ont été trop longtemps confinées, ceci afin de les voir retrouver leur place légitime de pièce maîtresse au cœur de l’administration publique et au centre de la mémoire sociale.

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Ica-l mailing list
Ica-l@mailman.srv.ualberta.ca
http://www.mailman.srv.ualberta.ca/mailman/listinfo/ica-l

What is a records manager?

2011-10-10T22:12:00.001+04:00

Un système de workflow et de records management pour produire et gérer les textes officiels/Emmanuel Barthe

2011-08-14T13:54:00.001+04:00

Intéressant!

SOLON (Système d’organisation en ligne des opérations normatives), le système de "workflow" du pouvoir exécutif [1] a été développé en 2007 par le Secrétariat général du Gouvernement (SGG) français.

Pour mieux comprendre cette pièce essentielle de la procédure de production normative de l’exécutif, voici une "webliographie" :

Didier Frochot sur son site Les Infostratèges reprend des liens cités ici et explique SOLON : Connaissez-vous SOLON, le système de workflow du Journal officiel français ?, 26 mars 2009
La dématérialisation des procédures d’élaboration des textes à publier au Journal Officiel de la République Française / Philippe Belin, chargé de mission auprès du Directeur au Secrétariat général du Gouvernement, Journées Internet pour le Droit, Paris, 4 novembre 2004
Présentation du projet S.O.L.O.N. (PowerPoint), 16 décembre 2004
La procédure normative, de sa production à sa publication et à son archivage, à travers le système français d’échange S.O.L.O.N. / Jean Maïa, chef du service de la législation et de la qualité du droit au Secrétariat général du Gouvernement, Journées européennes d’informatique juridique, 11 décembre 2008
Records management - L’application S.O.L.O.N. : une contribution à l’amélioration de la qualité du droit / Marion Taillefer, vec la participation de Claude Dumont et Thérèse Michaux, Documentaliste (revue scientifique de l’ADBS) vol. 46, n° 2, 29 mai 2009, p. 51 (accessible aux adhérents ADBS ayant pris l’abonnement à la revue). SOLON s’apparente à un système de records management. Marion Taillefer présente cet outil appliqué à la clarification et à la rationalisation des processus métier.
S.O.L.O.N. : d’autres liens sur le Wiki d’AdmiNet
d’après la Gazette de Service-Public.fr de février 2008, « 90 % des textes paraissant au Journal officiel sont traités par [le] canal [de SOLON] ». SOLON a été développé par la société SAP.

Emmanuel Barthe

CITRA 2011 - Tolède, Espagne, octobre 2011

2011-08-12T22:42:00.000+04:00

Actualités

CITRA 2011 - Tolède, Espagne, octobre 2011

La prochaine CITRA, se tiendra dans la ville espagnole de Tolède dans la semaine du 24 octobre 2011 à une demi-heure de route de la capitale espagnole, Madrid et de son aéroport international.
Tolède accueille un des deux dépôts des Archives historiques nationales espagnoles et c'est une ville où les Musulmans, juifs et chrétiens ont vécu ensemble pendant des siècles.
Plus d'information dans les pages CITRA sous la rubrique A propos de la CITRA 2011.

Lien : http://www.ica.org/7717/actualits/citra-2011-tolde-espagne-octobre-2011.html

Politique d'acquisition des archives historiques: cas des archives nationales/ Soufiane Bouharrat

2011-07-10T23:16:00.001+04:00

Publication de livre: Politique d'acquisition des archives historiques: cas des archives nationales

Résumé du livre:

Le Patrimoine Archivistique National sous-entend la constitution d'un fonds d'archives composé des

documents renfermant des informations rétrospectives sur les activités de la nation et justifiants des droits de ses institutions et de ses citoyens. Le succès des institutions des archives nationales est tributaire de celui de la fonction collecte, du moment où cette dernière détermine la qualité et l'exhaustivité du patrimoine archivistique constitué. Nous avons essayé d'analyser la pratique d'acquisition dans une institution d'archives nationales et nous avons conclus que la politique d'acquisition se développe par rapport à la réalité et des contraintes de la gestion des documents administratifs, des ressources archivistiques et des exigences de la recherche rétrospective. Dans le cas que nous avons étudié, il a été constaté un problème multidimensionnel relatif au rapport qualité = quantité des archives acquises aux archives nationales. Nous présentons un modèle de politique d'acquisition d'archives qui assure qualité, stabilité et continuité grâce à des objectifs clairement définis et l'utilisation de techniques élaborés.

Plus d\informations sur le livre: https://www.morebooks.de/store/fr/book/politique-d-acquisition-des-archives-historiques/isbn/978-613-1-58543-2#.Thn3kdiSpHx.blogger

Standard Naming Conventions For Electronic Records: The Rules/Anne Thompson

2011-07-02T10:42:00.000+04:00

The conventions comprise the following 13 rules. Follow the links for examples and explanations of the rules.

Author: Anne Thompson
Version 10, July 2007

Feature Article | Real Story Group By Priscilla Emery

2011-07-02T10:32:00.004+04:00

To some, managing records represents one of the most boring and onerous business functions that anyone could possibly undertake within an organization. Of course, most people don’t even understand what records management is -- making it easy to malign an activity that is so misunderstood.

Indeed records management crosses numerous disciplines. Did you know…

That categorization and indexing are two elements that are critical to the success of a records management program? Sounds a little like knowledge management.

That vital records preservation is one of the key steps in developing a disaster recovery plan? Sounds like infrastructure management.

That by ignoring records management policies employees and their companies can potentially end up facing criminal penalties? Sounds like a legal profession.

What led to Arthur Andersen’s downfall? Shredding — inappropriate shredding — shredding of records that should have been retained according to the policies of both Andersen and Enron.

Despite what people may say, what you don’t know can hurt you and, in the case of records management, what you choose to ignore can cripple you and your organization.

Recent dramatic headlines have made it quite apparent that records management (or the lack thereof) is an essential activity to ascertain and confirm the credibility of many business transactions and government activities. The proliferation of electronic documents (especially e-mails) and the potential litigation exposure that they cause are becoming the bane of legal advisors and records managers in many corporations and government agencies. Microsoft, Texaco and other Fortune 500 companies have taken hits from “runaway” e-mails introduced as evidence in high stakes cases.

But, to records managers e-mail is just another record type in the scheme of things (not a trivial record type but a record type just the same). They know that in fact, “smoking guns” can come in many different guises, including: paper, electronic image files, video tape, voice recordings, etc. It’s all potential evidence and therefore potential deposition fodder. Making sure that all the relevant information is accessible in a timely fashion, should an organization need to defend itself in a lawsuit, is also what records managers are responsible for.

These days a records manager’s job is anything but boring, and in many organizations there aren’t enough of them to handle the increased compliance laws and regulations that have cropped up in recent months.

Not surprisingly, then, many companies are looking at records management software as a way to get a better grip on the increased volume of all kinds of records. Although that approach can help, a basic understanding of what records management is and its concomitant practices are required before even looking at any software product. If you don’t have a records management policy in place along with the appropriate retention and destruction rules for the records, the software will be useless.

What is Records Management?

There are many different definitions of records management but one that I like the best is,

“A professional discipline that is primarily concerned with the management of document-based information systems. The application of systematic and scientific controls to recorded information required in the operation of an organization’s business. The systematic control of all organizational records during the various stages of their life cycle: from their creation or receipt, through their processing, distribution, maintenance and use, to their ultimate disposition. The purpose of records management is to promote economies and efficiencies in recordkeeping, to assure that useless records are systematically destroyed while valuable information is protected and maintained in a manner that facilitates its access and use.”

Some people have the mistaken impression that records management is about hoarding everything that comes across one’s desk in the course of doing business. In some highly regulated industries it may seem that is the case. But in most cases it’s not only making sure that what needs to be kept as a record is retained but also prescribing how long it should be kept, where it should be stored, who has access to it and when it should be destroyed (if ever).

There is even an ISO standard for developing a records management program (ISO 15489). However, even though records retention practices are considered systematic and scientific, deciding what is a record and how long it should be retained is a combination of both prescribed practice and a certain amount of subjectivity depending on the actual documents in question. Just defining what is a record can get somewhat confusing to people.

What is a Record?

According to the Federal Records Act a record is, “recorded information, regardless of medium or characteristics, made or received by an organization that is evidence of its operations and has value requiring its retention for a specific period of time.”

According to the National Archives and Records Administration (NARA) records include,

“… all books, papers, maps, photographs, machine-readable materials, or other documentary materials, regardless of physical form or characteristics, made or received by an agency of the U. S. Government under Federal law or in connection with the transaction of public business and preserved or appropriate for preservation by that agency or its legitimate successor as evidence of the organization, functions, policies, decisions, procedures, operations, or other activities of the Government or because of the informational value of the data in them.”

Got it?

This can be confusing for non-governmental organizations that don’t believe that these definitions necessarily apply to them so a more generic definition would be that records are recorded information, regardless of physical form, that are generated or received and used while conducting business, and preserved because of their informational value or as evidence of an organization’s functions, policies, decisions, procedures, operations, mission, programs, projects, and activities.

This is why there is no real cookie-cutter approach to defining a records retention program for every document out there — every company has to look at its own business operations and examine what should be considered a record and then decide what retention rules to apply against them. Again, the government and other industry regulators may help in that decision by defining exactly what they expect to see if they have to do an audit or investigation, but audits and investigations aren’t the only reasons to have a records management program.

There are other ways to determine if an information item should be considered a record or not:

Does the information document your daily business process?

Does the information provide input to a mission-critical business decision?

Does the information provide evidence as to whcy a business decision was made?

Is the information required for legal, fiscal, audit, or tax purposes?

"Vital Records" contain unique or irreplaceable information and require special protection, such as articles of incorporation, annual reports and shareholder records. These should be defined as an integral part of a disaster recovery plan or operation.

RM Programs, RM Software

Essential elements of a records management program include a records retention policy and a set of procedures where records are classified, retention periods are defined and destruction procedures are prescribed. Classification of records and then maintaining them with the appropriate metadata are necessary so that this information can be retrieved quickly when required.

Record integrity depends on three attributes: content, context, and the structure of the original record. Authenticity is very important to determining if a piece of information is the “true” record of an event or business transaction, which is why the management of electronic records, most especially e-mails, web pages and instant messages, is so problematic. The ability to generate larger volumes of records in a shorter period of time has increased the productivity of many organizations but that productivity gain can be lost if essential records can’t be found during the course of doing business or, in even more critical procedures such as when an audit takes place or a legal discovery of evidence is required. Finding lost records costs money in terms of lost productivity and in more the substantial costs of fines, court costs and lawsuit settlement costs.

Hence the need for records management software that aid in the record repository management activities of many organizations. These products help users:

manage retention schedules,

store records in their appropriate classifications along with the prescribed metadata,

search for records when required,

destroy records according to prescribed schedules,

put holds on records so they don’t get destroyed while the company goes through an audit or investigation, and

track the access of the record over its active and in-active life cycle.

In many cases these systems track not only electronic documents but also other record objects such as paper, boxes and tapes...

Amid all the focus on key records management features such as record declaration and standards certification, one key factor sometimes gets lost in the shuffle. Records management is a core activity within many different business processes within the organization itself. It is in and of itself not meant to be the core application. Just like filing is an adjunct activity to one's work, records management must fit into the core business process in order to be truly effective.

Therefore, technological elegance shouldn't be the focus -- integration with core business processes is more important. Ability to support and integrate with key business applications and be imbedded as an activity within a workflow should become more important evaluation criteria in the long run...

By Priscilla Emery at 2005-05-30 22:12:00 |

Ed.'s Note: This article is excerpted from the Records Management Report, published by CMS Watch

Best Practices for Document Management

2011-05-09T16:55:00.000+04:00

The documents that you create and manage are business critical. So, how do you make sure that are properly controlled throughout their lifecycle. This infographic highlights best practices for managing documents -- from creation to completion.

Document Management Best practices Infographic

View more documents from KnowledgeTree Inc.

NCAST Interactive Visualization for Analyzing Electronic Records

2011-04-23T10:06:00.000+04:00

NCAST research partner, Dr. Maria Esteva, Research Associate and Data Archivist at the Texas Advanced Computing Center (TACC) discusses a TACC research project to develop an interactive application to help us understand -- or visualize -- how large or complex data are organized or structured. Read the NARAtion's blog about this presentation. For more information, visit the NCAST website. October 18th, 2010.

Picture digital data on a massive scale

2011-04-23T10:00:00.000+04:00

U. TEXAS-AUSTIN (US) — By 2014, the National Archives and Records Administration expects to house more than 35 petabytes (quadrillions of bytes) of electronic data. Modern archivists face a daunting task: manage and make sense of it all.

“The National Archives is a unique national institution that responds to requirements for preservation, access, and the continued use of government records,” says Robert Chadduck, acting director for the National Archives Center for Advanced Systems and Technologies.

Researchers at the Texas Advanced Computing Center (TACC) at the University of Texas are developing scalable solutions that combine different data analysis methods into a visualization framework. The visualizations act as a bridge between the archivist and the data by interactively rendering information as shapes and colors that help illustrate the archive’s structure and content.

This snapshot corresponds to a regularly organized website containing a total of 2,000 files of different file formats. Highlighted in shades of yellow are different number of Portable Document Format (PDF) files. The purple color shows patterns in file naming convention across directories. (Credit: Maria Esteva, Weijia Xu, Suyog Dutt Jain, and Varun Jain)Archivists spend a significant amount of time determining the organization, contents, and characteristics of collections so they can describe them for public access purposes.

“This process involves a set of standard practices and years of experience from the archivist side,” says Weijia Xu, a data analysis expert at TACC. “To accomplish this task in large-scale digital collections, we are developing technologies that combine computing power with domain expertise.”

Knowing that human visual perception is a powerful information processing system, TACC researchers expanded on methods that take advantage of this innate skill.

In particular, they adapted the well-known treemap visualization, which is traditionally used to represent file structures, to render additional information dimensions, such as technical metadata, file format correlations and preservation risk-levels.

This information is determined by data driven analysis methods on the visualization’s back-end. The renderings are tailored to suit the archivist’s need to compare and contrast different groups of electronic records on the fly. In this way, the archivist can assess, validate or question the results and run other analyses.

One of the back-end analysis methods developed by the team combines string alignment algorithms with Natural Language Processing methods, two techniques drawn from biology. Applied to directory labels and file naming conventions, the method helps archivists infer whether a group of records is organized by similar names, by date, by geographical location, in sequential order, or by a combination of any of those categories.

Another analysis method under development computes paragraph-to-paragraph similarity and uses clustering methods to automatically discover “stories” from large collections of email messages. These stories, made by messages that refer to the same activity or transaction, may then become the points of access to large collections that cannot be explored manually.

To analyze terabyte-level data, the researchers distribute data and computational tasks across multiple computing nodes on TACC’s high performance computing resource, Longhorn, a data analysis and visualization cluster funded by the National Science Foundation. This accelerates computing tasks that would otherwise take a much longer time on standard workstations.

The question remains as to whether archivists and the public will adapt to the abstract data representations proposed by TACC.

“A fundamental aspect of our research involves determining if the representation and the data abstractions are meaningful to archivists conducting analysis, if they allow them to have a clear and thorough understanding of the collection,” says TACC’s digital archivist Maria Esteva.

“The research addresses many of the problems associated with comprehending the preservation complexities of large and varied digital collections,” says Jennifer Lee, a librarian at the University of Texas at Austin. “The ability to assess varied characteristics and to compare selected file attributes across a vast collection is a breakthrough.”

More news from the University of Texas: www.utexas.edu/research/

The link : http://www.futurity.org/science-technology/picture-digital-data-on-a-massive-scale/

Publication d'un livre blanc sur les nouvelles normes relatives au Records management

2011-03-17T08:51:00.000+04:00

Constitué de 34 pages, ce livre vient comme une référence et un outil tant attendu par la communauté des records managers ayant besoin de faire face aux difficultés rencontrées lors de l'application de la norme ISO 15489 et ses dérivées. Certes ce n'est pas encore la norme, mais il donne déjà un avant goût des perspectives qui va ouvrir la série ISO 30300.

Je souhaite à tous une bonne lecture!

Titre du livre:

Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 CN11 - Mars 2011

Contexte du livre:

Ce Livre blanc a été conçu et rédigé à la demande de la Commission Nationale de

normalisation 11 de l’AFNOR par :

Michel Cottin, Coordinateur du groupe de travail CN11, Records Manager, Orange

Labs, membre de l’AAF.

Chantal Faure, Responsable de l’offre ECM, Thalès Services, membre de l’ADBS.

Pierre Fuzeau, Directeur associé, Groupe SERDA, président de la CN11, membre de

l’AAF.

Arnaud Jules, Responsable Département Archives et Patrimoine Historique, &

Records Manager, groupe France Telecom, membre de l’AAF.

Marion Taillefer, Chargée de mission Dématérialisation des procédures et diffusion

du droit, Secrétariat général du Gouvernement, membre de l’ADBS.

Contributeurs : Laureen Ninin-Barus pour PSA, Benoit Doessant pour TOTAL, Claire Cottin pour la Société Générale, Anne Citeau-Berg pour la Communauté Urbaine de Strasbourg Habitat et David Faurio pour la BnF.

Relecteurs : Sylvie Dessolin-Baumann, Directrice du Centre National d'Archives de l’AFPA, membre de l’AAF, Laurent Ducol responsable Service Achats, DIA, Ernst & Young, Viceprésident de l’AAF, président de la section Archives d’entreprises, Katell Gueguen de l’AFNOR, Secrétaire de la CN11. Gérard Dupoirier, consultant DN&P a assuré la coordination éditoriale du Livre blanc.

Objet du livre:

L’objet de ce Livre blanc est de présenter et de commenter la série des nouvelles normes ISO 30300 et les évolutions à venir de la norme ISO 15489 du records management, et bien évidemment, d’en assurer la promotion. Il n’a pas pour but de faire une analyse critique du records management.

Au cours de l’année 2011 et des suivantes, l’ISO 15489 sera complétée par des normes de système de management (NSM) des documents d’activité (« records » en anglais). Cet enrichissement se traduit essentiellement par une séparation claire et précise entre les principes liés aux systèmes de management, et ceux liés à l’organisation et à la mise en oeuvre de la gestion des informations et documents d‘activité.

Cette séparation permettra à terme de disposer d’une série de normes ISO 30300 qui concernera le système de management des documents d’activité, et de la norme ISO 15489 révisée et de normes connexes qui concerneront les aspects opératoires relatifs au cycle de vie de ces mêmes informations et documents d’activité, et en particulier leur conservation.

La publication progressive de ce corpus de normes – ISO 30300 et ISO 15489 révisée - est un événement majeur qui positionne le management des informations et des documents au plus haut niveau des organisations, celui de leur stratégie et de leur politique.

Ce corpus permet de concevoir et de formaliser les termes d’une bonne gouvernance des systèmes de management des documents d’activité et les modalités opératoires associées.

La publication de la série ISO 30300 améliore la lisibilité d’ensemble des normes relatives à la gestion des informations et documents d’activité, évite les redondances

terminologiques, pour finalement apporter au records management le cadre managérial

qui, dans une certaine mesure, pouvait lui faire défaut. La définition des termes fera l’objet de la première norme de la série ISO 30300, qui devient la référence pour toutes les autres normes publiées ou révisées.

Lien : http://www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/livres-blancs/introduction-a-la-serie-de-normes-iso-30300-systeme-de-management-des-documents-d-activite

eDiscovery, records management, gouvernance de l’information : ce qu’il faut savoir !/Publié le 3 mars 2011 par Claude Super

2011-03-10T13:00:00.003+04:00

eDiscovery and Records Oh...My!

View more presentations from J. David Morris.

What should you do to preserve records with a long life cycle?: KMWorld/By Gordon Hoke

2011-02-12T07:17:00.001+04:00

Unseen dangers lurk. Opportunistic bacteria, crocodiles and sleeper cells all lie in wait for the right moment to wreak havoc on the unaware. Some hide, some take cover and some wear camouflage until the moment of revelation. To paraphrase Thomas Pynchon, paranoia is valid when the threat is real.

Add to the list of dangers: digital records with long life cycles. If a digital file is a record, it is important, by definition. Keeping an (important) digital record viable for a long time is problematic.

How long is long? Definitions abound, but consider that common removable digital storage media—like DVDs and Digital Linear Tape—lose integrity in fewer than 10 years, according to many sources. Similarly, leading software producers typically end support for versions of operating systems and application software after 10 years. Ten years is a useful (and some would say generous) life expectancy for the original forms of digital records.

Escalating variables

By way of contrast, parts of physical records remain after 3,000 years. The Dead Sea Scrolls go back a couple millenniums. Translating ancient texts challenges linguists, but the physical eye and sunlight are the only necessities. Similarly, microforms with a projected longevity of 500 years store large quantities of records in a small space. Their technology is only a bit more complex: In addition to a light source, the reader needs a magnifying lens.

The complexity multiplies geometrically for digital records. The list of issues includes computers, peripherals, protocols, operating systems, device drivers, formats, application software, storage media and more. That complexity raises the number of variables and, hence, the size of the array of risks to digital records. As the time of storage grows, so do the number of risks.

Long-term storage of digital records is not a universal issue. In this writer’s experience, the life cycle of a majority of records—especially in the private sector—has been less than 10 years. Selected records of business transactions, regulatory reports, accounting, inventories and compliance documents can and should be disposed of in fewer than 10 years.

The remaining minority of records—those with 10-year-plus life cycles—may be more significant than their ephemeral counterparts, on average. Those include records of laws, regulations and history; records of property, real and intellectual; and health/medical records. Concerning the last, diagnosing physicians improve their perspectives with lifelong records of their patients. The health history of parents and grandparents helps identify familial trends and likelihoods. Also, medical researchers covet families’ multigenerational records for longitudinal studies.

A real-world example: For a developer of implantable heart defibrillators, it is redundant and too costly to start each new model from scratch. Instead, each model builds on the previous one. That daisy chain reaches back to pacemaker research in 1972, and the laboratory notebooks that led to Defib Number One must remain viable as long as the line continues. There is no foreseeable end to the need for those records.

The HITECH problem

The U.S. Congress passed the Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) Act as part of the American Recovery and Reinvestment Act of 2009. Touting that legislation, President Obama mentioned improved healthcare, but gave primary emphasis to the need to control costs.

As clarified by the Centers for Medicare and Medicaid Services on July 13, 2010, healthcare facilities that want to qualify for large payments in 2011 and 2012 will have to keep 80 percent of their patient records digitally. Also, 40 percent of prescriptions have to be digital. After two years of transition through government incentives, mandatory regulations will launch in 2013.

Between the U.S. government’s carrot and stick, and a feeding frenzy among opportunistic vendors, it is clear that American medical records soon will be digital for the most part. The economic stimulus will occur.

Unobserved in both the mainstream press and the computer trade press is the viability of long-term storage of medical records. In the great rush to digitize, few address the maintenance of records. Amidst the heady exuberance of progress, danger lurks.

Obstacles

Consider the words of futurist and optical character recognition (OCR) inventor Ray Kurzweil: “Information lasts only so long as someone cares about it. The conclusion I’ve come to … after several decades of careful consideration, is that no set of hardware and software standards existing today, nor any likely to come along, will provide any reasonable level of confidence that the stored information will still be accessible (without unreasonable levels of effort) decades from now.”

The complexity necessary for long-term preservation of digital records contributes to the potential for failure. Consider the vulnerable points, colloquially known as a chain of weak links:

•Removable media—There is no way to assess the longevity of removable media, including tape and laser-written disks (CD, DVD, Blu-ray, WORM, etc.). There are too many variables. The standard way of testing media is “accelerated aging,” but only the future will prove its accuracy. There are no standards for quality, and it is difficult to impossible to consistently identify the materials and manufacturing processes that produced a shipment of disks. Controlled temperature and humidity affect the stability of a disk’s substrate and dyes, but storage environment is only half a disk’s life cycle. Even for a disk made of high-quality materials, who can verify the conditions and duration under which the disk was transported and warehoused before use?
•Hardware obsolescence is obvious and visible to all who have reached adulthood. Floppy disk drives (5.25-in. or 3.5-in.) are difficult to find, to say nothing of players for ZIP, Jazz and other proprietary format media. In 1991, Sony advertised a 12-in. optical disk guaranteed to last 99 years. While the verity of that claim will be revealed in 2090, not even museums are likely to have a compatible disk player.
•As operating systems evolve, they have limited compatibility with their ancestors. Can a PC running Windows 7 read files created under CP/M? Can today’s IBM Power System OS consistently extract files written on a s/38 from 1979 or a system/3 from 1969?
•Application software becomes obsolete as well. Consider the boneyard of former market leaders: VisiCalc, WordStar, Wang word processing and countless others. Microsoft stopped supporting Office 97 about 10 years after its release.
•Output drivers—Retrieving old records also depends on being able to display and/or print content. Even with legacy CPUs, OSes and application software, the period monitors, printers and the software that drives them may be unavailable or inoperable.
•Encryption and password protection—Long-lived records, including health records, often require security and privacy protection. Maintenance of passwords and decryption capabilities loom as additional impediments to the retrieval of old records.
Options for long-term preservationThere are at least four viable options for keeping digital records available over 25 to 100 years.

The most obvious is media migration. Here, records transfer from a storage medium approaching obsolescence to newer technology. For example, records written in MS Word 97 and stored on single-density CDs transfer to Word 2010 files written on Blu-ray disks. The portage to newer technologies may be repeated several times for records with long or indefinite life cycles. A drawback is that each migration alters the metadata accompanying individual records.

Records management evolves to information governance: KMWorld/By Gordon Hoke

2011-02-12T07:12:00.002+04:00

It’s not your parents’ records management anymore. Old-fashioned library services, full of retention schedules and version control, recede into the wallpaper. Now new media, hosted solutions, e-discovery, contextual analytics, cloud computing and more converge, transforming records management into information governance.

ARMA International, which convened in San Francisco in November, reflected that evolution. New technology and new applications of recent technology took center stage. ARMA’s generally accepted recordkeeping principles (GARP), launched last year, strode to the forefront as the primary interpreter of the developments and everything that used to be called records management.

GARP defines the discipline of records management. It is a codification of thousands of years of evolving records practices. For ARMA, it has become, as intended, a primary branding mechanism designed to relate to professionals in legal, finance, IT and other areas. ARMA promotes GARP’s accompanying maturity model as a tool for measuring risks that derive from shortcomings in organizations’ records programs.

Approximately 2,700 attendees (a substantial rise over last year) filled meeting rooms for 80 presentations. Additionally, poster sessions, industry roundtables and a bustling expo floor reflected practitioners’ keen interest in the information governance evolution.

Befitting a new stage, questions related to the latest technology abounded. These questions and untold others echoed across the conference:

•How can we build alliances with IT?

•How can we harmonize record retention schedules across many continents?

•How can we manage records in the cloud?

•How can we produce Facebook correspondence for e-discovery?

•How can we control derelict collaboration sites?

Not surprisingly for a new development, successful case studies/war stories were hard to find. Steve Nelson, business process manager at St. Jude Medical (sjm.com), explains, “If it’s not SharePoint-easy, people are not adopting it yet. There are cost issues (the big vendors do not make it easy to start off small), and there are ease-of-use issues. The problem is the short-term focus. The rewards [of the new technology] are on the back end. If the whole focus of a company is on quarterly earnings, and you’re trying to do something that will reap rewards in five to 10 years, it is a hard sell to management. They don’t see the long-term gain.”

Traditional records management is still a significant challenge, and its practitioners struggle to find, retain, dispose or archive records. New media present challenges, as the records managers strive to corral not just proliferating e-mail, but also Tweets, VoIP, hard drives on multifunction printers and much more.

At ARMA 2010, the atmosphere was positively encouraging. Lurking in the wings, however, is the threatening issue that almost no one mentions: long-term preservation of digital records. While the bulk of business records are ephemeral—with a lifespan of six months to five years—there are few strategies for preserving records that require long-term storage.

Fortunately, two factors offer hope. First, the discipline of records management is medium neutral. It values and manages information based on its content, not its form or format. Second, neither paper (with its 1,000-year storage potential) nor microform (predictively viable for 500 years) is going away. ARMA’s expo floor featured both banker box manufacturers and fresh initiatives in microforms from Kodak, Fujifilm and others.

With GARP and its maturity model, specialists in records and information governance appear ready to stand shoulder to shoulder with leaders in law, IT, finance and others to meet the challenges of new technology. Information governance, using GARP, apparently offers the best opportunity in recent memory for the discipline of records management to make major contributions to organizations’ success.

The vexing challenges

Industry leaders and strategists see information governance offering solutions to some of the public and private sectors’ most vexing needs:

•Corporate counsel wants comprehensive, cost-effective e-discovery.

•Information technology leaders want relief from the exponential growth of storage.

•Operations officers want rapid access to business and customer documents.

•Compliance officers want to lighten the burden of regulations.

•Security officials want assurance that valuable or private information is safe.

Document and Records Management: Necessary elements of a document destruction polic...

2011-01-28T08:55:00.001+04:00

A policy is the set of underlying governing rules which have to be adhered to by the people belonging to a particular organization in its working. The policies are made by the governments as well as the private organizations. The policies set out the broad framework of guidelines which are required to set up effective communications and to direct the efforts in a particular direction. The policies ensure continued and consistent work, irrespective of who is in charge of the works. For the private organizations, there is a need to have the document destruction policy which will ensure that the documents are destroyed without losing the important ones. This is a vital part of the more elaborate documentation management process which focuses more commonly and in a major way on safe keep of the documents.

Documents destruction is the last stage of the documentation management process. The organizations need to destroy these for the want of more space, for cutting down expenses on the storage, for confidential requirements of the clients, to prevent the identity theft and even for reasons that the your competitor must not get hold of something unique or sensitive for your business. There varied requirement necessitate to have a well documented document destruction policy for the management document and all sorts of other documents.

So, some of the important elements of a policy made for destruction document are:

1. Obsolescence of documents: The documents should have reached the stage where these are not relevant anymore. This will depend on a number of factors like the time period, the nature of the documents, the change in the environmental settings and many others.

2. Time period: Every organization classified what all papers need to be retained for what time period and thereafter, the same shall be destroyed.

3. Exceptions to destruction: The secure document destruction shall not violate any law. When the requirement of the law and the legal process is that the documents might be required, then the same shall not be destroyed even when the stipulated time period has been reached. Many other similar exceptional provisions might need to be made for this purpose.

4. Legality: The documents destruction shall be legally tenable and justified. The secure destruction shall not run in to rough weather legally.

5. Authorization provisions: This is a key element of the confidential document destruction policy of the organizations. It is only after the due approval and authorization from the client or form a person with appropriate authority that the process shall be undertaken.

6. Security of destruction: Irrespective of the nature of the documents, the destruction has to be carried out in the most secured manner. The company policy might outline the type of process to be used for secure document destruction.

7. Eco-friendliness: The companies prefer to use those methods of documents destruction which do not harm the nature in any way. This could be one of the important elements of the modern document destruction policy.

What is Document Management

2011-01-20T08:35:00.000+04:00

الخليج بعين عسكري بريطاني / عمر شبانة - جريدة الاتحاد

2011-01-13T13:13:00.000+04:00

الخليج بعين عسكري بريطاني - جريدة الاتحاد

تاريخ النشر: الخميس 23 ديسمبر 2010

بيوت طينية قديمة، قلاع شامخة منذ أزمان، مطارات وطائرات من عصر الطيران الأول، حشود من البدو في عالم الصحراء، جنود عرب وأجانب ببزاتهم الكاكية وبناطيلهم القصيرة، سفن ومراكب قادمة من أزمنة غابرة، هذه وسواها شيء من محتويات وعناصر معرض للصور القديمة أقيم في دبي مؤخراً، وحمل عنوان “ذاكرة الزمن”، هذا المعرض الذي يحمل رائحة الزمان والمكان والإنسان، ويستحق أن يحفظ في كتاب يليق بهذه الصور الفريدة.

ثمة عبارة يكررها الكثيرون هي: “عندما تتحدث الصورة” و “زمن الصورة” في إشارة إلى ما يمكن أن نسميه “بلاغة الصورة”، أي مقدرة الصورة على التعبير وتقديم المعنى والدلالة، الصورة التي باتت أشد الفنون مقدرة على التعبير. ونحن هنا أمام مجموعة من الصور التي تمتلك هذه المقدرة الخارقة، من حيث قدرتها على حملنا إلى زمن يعود إلى عقد الثلاثينات من القرن العشرين، ومن حيث تناولها جوانب من الحياة العربية، في عدد من أقطار العرب عموما، ودول الخليج خصوصا، حيث استطاع المصور تثبيت لحظات زمنية معينة في وضع محدد.

توثيق بصري

المصور هنا ليس سوى عسكري بريطاني هاو للتصوير، هو هارولد آلسوب، مسؤول الطيران بالإنابة في مدرسة تدريب الطيران في الشرق الأوسط في الفترة ما بين أغسطس 1932 إلى نهايات 1935، والمعرض نظمته مؤسسة السركال الثقافية بالتعاون مع دار ابن الهيثم في صالتها في منطقة البستكية التاريخية بدبي، ويضم مجموعة من الصور تعود إلى هذا الضابط الذي عرف عنه شغفه بالتصوير، هذا الشغف الذي دفعه إلى توثيق ذكرياته في هذه المنطقة عن طريق التقاط العديد من الصور خلال فترة وجوده في دول الشرق الأوسط مثل سوريا، العراق، البحرين، عمان، اليمن، المملكة العربية السعودية، مصر وفلسطين، متيقنا أن مثل هذه الصور قد تصبح في يوم من الأيام تاريخاً ومرجعاً، ليس له وحده فقط وإنما لشعوب الشرق الأوسط بأكمله. وقد توفي آلسوب في 12 يناير 1991 عن عمر يناهز 82 عاماً في مسقط رأسه بريطانيا.

وجدت هذه الصور طريقها إلى ابن المصور، ثم حفيده، ثم إلى مؤسسة السركال الثقافية التي نجحت من خلال تعاونها مع جون باتريك آلسوب، وهو ابن الراحل صاحب الصور باستضافة هذا المعرض، في محاولة منها “إلى توسيع رقعة التواصل بين الناس من جميع مناحي الشرق الأوسط، كما أن مثل هذه المعارض تساعد على دمج الفن والثقافة بين الشرق والغرب، وكذلك تعريفهم إلى ملامح من تاريخ منطقة الخليج العربي والمناطق المجاورة، ومدى التطور والتنوع الحضاري والثقافي الذي تعيشه دولة الإمارات إلى جانب تلك الدول”.

و”ذاكرة الزمن” سجلّ في 150 صورة تسجل ملامح من ذلك الزمن الذي عاشته منطقة الخليج العربي في ثلاثينات القرن الماضي. سجل بصري لبعض المناطق التي مّر (آلسوب) بها أو حط بها كسلطنة عُمان والبحرين وفلسطين والأردن والمناطق الكردية في العراق في عام 1933. صور طائرات جاثمة في محطة طائرات الشارقة، وجانب الاستراحة، وبعض الصور الجوية لساحل رأس الخيمة، وصور لأهرامات مصر. وهي تختزل كتباً عن تلك المرحلة، فهي تسجل ذاكرة بشر كانوا يكافحون من أجل حياة أفضل، وتعرض لنا جوانب من الحياة بأبعادها الاجتماعية والعسكرية والاقتصادية، ومن هنا، فهي تمثل قيمة كبيرة لأنها توثق حقبة تاريخية مرت عليها فترة زمنية طويلة تغيرت خلالها الكثير من الملامح والمعالم، ونستطيع الآن أن نرى هذا التاريخ القديم رؤية العين من خلال صور المعرض الذي يمثل أحد أشكال دمج الفن بالثقافة بين الشرق والغرب.

الصور تظهر الكثير: طبيعة ملابس الناس، أشكال العمران في البيوت والقلاع وطبيعتها، معالم الصحراء برمالها، والجبال بأشجارها، والبحر بما فيه من كائنات وبمن فيه من صيادين و “مراكبية” وغواصين، العسكر بطائراتهم الشراعية وسياراتهم التي لا نراها سوى في الأفلام، بيوت من سعف النخيل، سفن ضخمة وعمال وأكياس ومخازن... وغيرها.

قصة الصور

وتبرز الصور أيضاً اهتمامات آلسوب الذي يبدو أنه كان ينغمس في المكان ويعرف ما يريد، فهو لا يكتفي بالبقاء على متن طائرته، بل ينزل إلى الشوارع ليلتقط نبضها وتفاصيل حياتها، يلتقط مشاهد معبرة عن عادات وتقاليد، فتفتح أبواب المخيلة على ذاكرة الزمن، وتحولات المكان، لترسم لنا صورة ما كان عليه حال الأسلاف، فنقرأ جزءا من تاريخ المنطقة وذكرياتها، عبر صورة غربية لكنها تبدو بريئة وليست ذات أهداف شريرة، رغم الوجود العسكري في الكثير منها، فهذا هو عالم المصور الذي كان يلتقط هذه الصور لتوثيق ذكرياته عن المنطقة خلال فترة وجوده بالشرق الأوسط، وليس أمراً فنياً بحتاً.

وعن قصة هذه الصور يقول الابن إنه ورثها عن أبيه، ولكنه أودعها في مخزن طيلة عشرين عاماً، ولم يطلع عليها ولم يعرف عن مضمونها شيئاً سوى أنها جزء من ذكريات أبيه عن الشرق الأوسط إلى أن جاء ابنه، أي حفيد الطيار، ليكشف عنها. وقد لعب رئيس مؤسسة السركال الثقافية أحمد بن عيسى السركال، ومدير الجمعية الإماراتية لهواة التصوير سعيد الشامسي، الدور الأساس في حيازتها لتعرض في دبي، وسوف تصدر في كتاب قريباً.

ويضيف: هذه المجموعة من الصور تعتبر أفضل اللقطات التي أخذها والدي الذي كان من هواة التصوير، وساعدته وظيفته التي كانت تمكنه من التنقل بين العديد من المناطق في العالم على أن يلتقط مئات الصور التي تؤرخ لمشاهداته في الأقطار المختلفة، والتي أصبحت اليوم ذات قيمة عظيمة لأنها تؤرخ لتطور الشعوب.

أما منظم المعرض سعيد الشامسي، مدير عام دار الهيثم للتصوير البصري، فيقول: دور الوسيط الذي قمنا به لإتمام الاتفاقية بين مؤسسة السركال الثقافية وابن المصور لاستغلال الصور في المعرض سوف يمتد لبحث إمكانية عمل كتاب يضم هذه الصور النادرة والغنية جدا بالأحداث والمعالم، ليس فقط لمنطقة الخليج ولكن للعديد من الدول العربية.

الرابط : http://www.alittihad.ae/details.php?id=89227&y=2010

The future of records management

2011-01-07T10:15:00.000+04:00

RM as a discipline is seeking new orthodoxies: we are at a crossroads. One possible future orthodoxy is the “records repository model” – where a business classification scheme is held in a back end system (above item), and applied to content held in the various applications used by colleagues (item level).

As more and more applications come on stream in organizations individuals and teams have increased choice as to how and where they keep their records. This makes it problematic to insist on one corporate records system, and to apply retention and access rules. That's the impact of the individual orange world (incl. social Media) on the corporate blue world.

We have to live with the fact that Organizations have an information archaeology, not an information architecture (p. 254 Lappin). Digital landfill specialists ... is also a good term.

Dump and pick will be the paradigm in big organizations as transparency is not even a required principle from a legal perspective.

RM is the art of throwing things away. Therefore we have to focus on the enforcement of our disposition policy.

This is not about losing confidence in the RM profession as records are generated every day and we have no choice to keep them.

But we have to retreat from some orthodoxies (e.g. EDRMS as the only solution and centralizing paradigm which has brought us to a vendor-led profession) as James Lappin explains in his excellent article.

This refers to Lappins article in the latest issue of the Records Mgmt Journal, p.252-264 (Vol.20, Nr.3 2010): What will be the next records management orthodoxy?

Link: http://jhagmann.twoday.net/stories/11559400/

Records Management and End of Life Electronics, a Happy Ending?/Written by ELECTRONICS

2011-01-07T10:06:00.000+04:00

It weighs less than a pound and can fit in the palm of an adult hand. It’s made up of aluminum, stainless steel, plastic, and a host of other things. It can hold many secrets. What is it? A hard drive.

Most records managers know that the control and management of the information contained on a hard drive is one of their primary concerns. In every profession, it’s what you don’t know that can hurt you. In the case of obsolete computer equipment, which is generally loaded with data, ignorance is not bliss.

Records management responsibilities traverse along many avenues: corporate, moral, historical and of course the practical day to day needs of simply locating proper information for internal clients and others in a secure fashion. But external forces are always hovering over every decision and every action a good Records Manager makes. Those external forces include the dynamic and ever changing trio of compliance, legal and regulatory issues.

Managing data includes managing media containing devices, i.e., all the electronics involved in your organization, from their birth till their death. Dealing with end of life electronics should not be the ugly stepchild of records management. It should be a premier part of the whole life cycle. Why? Because the trio of compliance, legal and regulatory issues can hit a brick wall when old electronics are kept too long and for the wrong reasons.

Here are 10 questions that should convey the collision that can occur when improper disposal and spotty data destruction are employed:

What happens if opposing counsel requests discovery material that should have been eliminated?

Does storing more than 4 computers or over 220 pounds of old electronics for more than a month mean you’re holding on to toxic waste?

Who in your company established the required e-waste conformance procedures so you comply with federal requirements such as HIPAA, SOX, GLB, FACTA and RCRA?

Is it a good idea to let your IT department handle hard drive destruction?

Will driving a nail through a platter, reformatting or up chopping the hard drive with an axe solve your privacy law obligations?

Which legal regulations govern your industry regarding the proper disposal of electronic media?

Do you have management support and a line item in your budget that enables your organization to comply with disposal and environmental regulations?

Do you really know what your company does with the computers that are replaced with new units—outside of, “Gee, I think our property management or IT folks handle it?”

Are you familiar with the ‘Disposal Rule’ of 2005?

Lastly, are you aware that board members, directors, owners, or CEOs can be held personally responsible for a failure to protect private information (especially on old electronics), which could result in civil penalties of up to ,000?

“End of Life” electronics are security and compliance hotspots. Sixty-five of all organizations today have no practical approach to handling the proper disposal and destruction of confidential electronic data. So let’s explore some facts and then look at a couple of proactive steps you can take towards establishing a judicious, planned approach that eliminates risk.

e-Waste is simply electronics that are obsolete, broken, or unwanted, and present an environmental hazard if not handled properly. When it comes to e-waste, probably the biggest danger for records management professionals is doing nothing. Hoarding old computers is a rampant practice and a dangerous one. What can be dangerous about letting old computers sit? Outside of the R.M. standard of trying to maintain “fresh and live” information so it can be accessed at a later time, there are two types of dangers inherent in keeping old media containing devices. The first failure is not recognizing you have an environmental hazard on your hands. The second is much more onerous, the failure to eradicate improper data handling can cause embarrassing incidents and exposure to data leaks.

Approximately 4 or more stored, obsolete computers can comprise a compliance issue. By ignoring any one of the environmental and data privacy regulations, a company can find itself at risk. According to the Resource Conservation and Recovery Act (RCRA) used electronics are hazardous waste if: 1) the used electronic equipment is no longer useable and has been determined to be a waste; 2) the material exhibits the characteristic of toxicity; and 3) the used electronic equipment originated from non-residential sources such as businesses, academic institutions, or government agencies. (While in some states disposal of personal electronics is not governed by law, everyone should be aware of the true dangers of toxic waste resident in a computer, and dispose of their used electronic equipment responsibly.)

Conditionally Exempt Small Quantity Generators – those producing less than 220 pounds (100 kilograms) of hazardous waste per month may prefer to manage it as hazardous waste due to the minimal requirements associated with the smaller waste volumes. For specific RCRA generator requirements, refer to 40 CFR 261, 262 and 273. One computer system usually weighs about 28 pounds. Since most computers and monitors are full of toxic elements it’s best to conform to RCRA’s basic compliance requirements (and legally it may be best to manage even small amounts of waste as “universal waste” and recycle responsibly). To view the full Resource Conservation and Recovery Act you can go to: http://www.eendusa.com/industry_overview.htm#rcra . You can also find this same information in EPA circular EPA530-N-007. Other laws probably apply to your organization, you can find an easy to read chart for your industry at http://www.eendusa.com/compliancechart.pdf .

It’s sobering to realize that you cannot bury your old computers and media containing devices. You must plan for their retirement and eventually make sure that there are adequate funeral arrangements, especially in the case of data. Assuming that an internal IT staff is “handling it” is like asking the bookkeeper to perform an audit. Retiring information technology assets is a demanding and full time job. An inadvertent release of sensitive data can send a blaze of bad PR your company’s way!

Stockpiled e-waste increases risk. Big risks include compliance fines of up to ,000 for senior officers. Need more reasons? Employees are the Number One cause of security breaches which could spell ruin for a company. A Ponemon Data Breach Study “contends that each company surveyed in the study sacrificed roughly .5 million in lost business, based on their incidents” (Cost of Data Breaches Rises Sharply by Matt Hines, eWeek.com, October 20, 2006). Additionally, sitting equipment encourages theft and a potential loss of data. There are many ways to handle data destruction including the what, when and how it needs to be done. You may determine that on site verifiable destruction is your best option. However, it’s best to work with an independent electronic recycling firm that can give you options and advice depending on your type of media and security levels you require. Another risk factor is not having a proper data destruction policy and using it. Proper destruction can prevent your company from needless and harmful legal discovery.

There are many concerns, issues and challenges surrounding electronic waste and data destruction, so acknowledge that computer obsolescence is here to stay and start taking steps. Establish a solid e-cycling program, do research, attend conferences, ask questions and work with a reputable, local electronic recycler and data destruction company, one that can, for your peace of mind, provide traceable, documented and responsible materials disposition. Still wondering about the answers to some of those 10 questions? You can test your knowledge by taking an e-cycling quiz at http://www.eendusa.com/ecycling_quiz.htm

Here are six simple reasons that should compel all Records Management professionals to e-cycle: 1) Safeguard your data, 2) Prevent legal problems, 3) Improve the environment, 4) Green your company’s image, 5) Free up costly office space, 6) Reduce landfill usage.

Ignoring your e-waste problem is like wishing your garbage would take itself out, after a while it stinks. According to a Gartner IT Asset Management Conference 2006 Survey, “Ultimately, the most expensive cost associated with PC disposal is the cost for failure to dispose of PCs (and the data residing on the drives) appropriately,” As Records Management executives, you must start handling your end of life electronics properly, because the consequences of doing nothing or it wrong are severe.

Prior to her association with e-EndUSA, Laura served in senior positions with organizations in several types of industries. As senior vice president of marketing and sales for a diversified international services, financial, telemarketing, and wood component technology concern, Laura managed the corporate marketing, sales, and information systems technology departments. Additionally, Laura has held positions as vice president, client relations for an outplacement consulting and management firm; as production director for a magazine; as vice president of admissions for a private college; as western region marketing manager for the largest airline, travel, and tourism school in the United States. Laura received B.A. and M.L.S. degrees from the University of Pittsburgh.

Laura is certified by the International Electronics Recyclers Institute (IERI), an educational affiliate organization of the International Association of Electronics Recyclers (IAER) in: Downstream Due Diligence. She is also a member of Women in Technology and the Ft. Detrick Business Alliance.

Article from articlesbase.com

http://www.akiranews.com/2011/01/06/records-management-and-end-of-life-electronics-a-happy-ending/

Encore une imprudence dans le domaine de l'archivage électronique?

2011-01-01T17:18:00.003+04:00

''Très en vue depuis quelques mois dans les médias, le Cloud Computing est prêt à se répandre sur tous les réseaux, au foyer, en déplacement comme au bureau......

..... Le Cloud computing, littéralement « informatique dans les nuages », a fait ses armes dans les entreprises, où il apporte une certaine souplesse, avant de gagner le cœur du grand public, de plus en plus habitué au phénomène de dématérialisation. C’est précisément sur cette dernière tendance, née avec la Toile, que s’appuie le Cloud Computing, l’informatique dématérialisé via Internet. Les solutions visant à stocker, héberger, sauvegarder – de plus en plus nombreuses compte tenu de notre consommation accrue d’appareils numériques et de production de contenu (photo, vidéo, audio…) -, partager ses données entre plusieurs utilisateurs, en simultanée, d’un bout à l’autre de la planète -, mais aussi tous les services à la carte de location de logiciels ou bien encore de jeux vidéos font florès......''''

A la lecture de cet article, certains vont se réjouir tant la technologie présentée laisse entrevoir bien des avantages, d'autres, comme moi, du moins pour le moment vont rester sceptiques quant au véritable apport de cette dernière surtout dans le domaine de la sécurité informatique et la protéction des documents confidentiels.

Comment peut - on banaliser un aspect aussi sensible que l'importance de la sécurité informatique dans la technologie CLOUD et le secret du contenu les documents?

Wikileaks illustre bien la difficulté de protéger les documents même lorsqu'ils sont dans des coffres forts comme se targue d'annoncer Laurent Heslault, directeur des technologies de sécurité chez Symantec et de commenter le rédacteur de l'article; et de faire une analogie bien loin de la réalité.

« le transit des infos et des systèmes dans le Nuage, c’est un peu comme l’argent. Avant, on le mettait sous le matelas, maintenant, il est à la banque, disponible partout et tout le temps. » Les disques durs externes et multimédias, c’est bien, mais en cas de crash, de perte ou de vol, les données s’envolent.

Concernant les supports électroniques, un certain nombre de solutions ont été mis au point et beaucoup de maturité est désormais acquise, les plus grandes menaces viennent de nos jours à partir des réseaux, en témoigne Wikileaks!

Paper records still prominent for 86 percent of IT professionals | Messaging Architects

2010-12-29T13:07:00.001+04:00

Paper records still prominent for 86 percent of IT professionals Messaging Architects

Contributed by Debbie Howlett (Monday, November 01, 2010) Category : Email archiving

Eighty-six percent of IT professionals are still reliant on paper records despite impending government mandates and other regulations requiring updates to electronically stored information. Furthermore, 51 percent of respondents noted that they are "very reliant" on paper records despite the availability of reliable data management and email archiving solutions.

Even with proven cost benefits of the transition to electronic records, most organizations reported that they require further motivation to update to digital records. Thirty-two percent of companies found that improving customer service would be enough of a reason to update their data storage systems, while 20 percent would need further evidence that electronic evidence saves money.

Forty-eight percent of companies are still not convinced electronic records management provides adequate security. However, as email becomes an increasingly important aspect of enterprise communication, email archiving's significance in terms of compliance and management rises proportionally. Failing to implement sound archiving practices can result in loss and sanctions.

A data management company recently reported enterprise email archiving failures were among the largest email issues in 2010.

records management, commission et intitulé /Geneviève Le Blanc

2010-11-17T18:09:00.001+04:00

Un avis que je partage dans ce débat qui ne trouve pas de fin même dans d'autres langues, à savoir l'arabe par exemple!

Sur son blog info-doc, Geneviève Le Blanc analyse encore une fois la difficulté de traduire le terme "Records management"; à lire :

"Le conseil d’administration de l’Association des Archivistes Français vient de donner son accord à la création d’une nouvelle commission au sein de l’AAF, sur le thème du “records management”. Le message du 5 novembre dernier sur le forum de l’AAF rappelle que le records management (traduit « gestion de l’archivage » par la commission de terminologie et de néologie, JO du 22/04/2009, également appelé « gestion des documents » dans d’autres pays francophones) consiste à « organiser et contrôler la constitution, la sélection, la conservation et la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme ».

Décidément, il est vraiment difficile de trouver un terme simple pour traduire “records management” malgré des définitions qui expliquent bien l’objectif de la chose.

Dans la mesure où justement il s’agit de traiter la gestion des documents dès leur création et donc leur vie durant et pas seulement au moment où ils prennent leur retraite si je puis dire, l’intitulé de la Commission de terminologie – avec tout le respect que je lui dois – me paraît… comment dire ? nul ? incorrect ? les deux à la fois ? Bref, “gestion des documents” paraît plus adéquat que “gestion de l’archivage”.

J’en ai déjà parlé sur ce blog dans un billet où j’avais signalé une précision importante apportée par Michel Robergé sur la différence entre ‘records management’ et ‘archives management’, différence qui me paraît fondamentale.

Quant à la définition du RM reprise par l’AAF, personnellement je pense qu’il faudrait rajouter trois éléments à la définition citée :

Organiser et contrôler la constitution, les modifications, la sélection, la conservation et la destination finale des documents analogiques et numériques d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme. Et d’en garantir l’authenticité.

Encore faut-il bien s’entendre sur ce que représente le contenu du ‘document’ (qui n’est que le support physique d’une information permettant sa communication).

Ce qui est fondamental c’est de déterminer la spécificité de ladite information pour savoir si elle est concernée par le RM.

Dans un commentaire sur mon billet cité, Daniel Ducharme rappelait à juste titre la difficulté de faire la différence entre un document organique et un document documentaire. De plus, à cette identification des documents de gestion vient s’ajouter la difficulté de juger leur valeur d’exploitation (à titre de preuve ou pour leur qualité informative). Longue vie active et productive à cette nouvelle Commission qui a donc beaucoup de pain sur la planche et dont le sujet représente à mes yeux l’avenir du monde des archives."

L’évaluation des archives

2010-09-16T18:10:00.000+04:00

L’évaluation se définit comme étant : «... le jugement que doit porter l'archiviste sur la valeur intellectuelle ou valeur de recherche que possède ou acquerra une pièce ou un ensemble de pièces d'archives» (Les archives au XXeme siècle / C Couture et J Y Rousseau .- p 202 )

Elle est fondée sur deux valeurs archivistique essentielles:

- Informationnelle (renseigner sur des sujets divers, événements, ville, personnalité,

projet etc...)

- Témoignage (sert de preuve, témoigne de l'existence du producteur, justifie ses

propriétés etc...).

Le résultat de l'opération d'évaluation est la sélection des archives considérées comme

étant des sources d'informations rétrospectives authentiques, originales et complètes.

Le succès de la fonction acquisition dépend principalement de l’évaluation des archives et l’essentiel du rôle de tout archiviste est la constitution de fonds homogènes, complets et utiles à la recherche rétrospective. Les pratiques de ces derniers aboutissent à accroître les séries d’archives accumulées, il faut qu’elles soient bien choisies car «…quels que soient les motifs invoqués ou les processus mis en œuvre, le premier et essentiel fait marquant est l’entrée d’un document…dans le fonds…acte essentiellement patrimonial…» (Les politiques d’acquisition /Calange Bertrand .- p 24). Ceci démontre bien la responsabilité historique de l’archiviste dans les choix qu’il fait lors des acquisitions.

Alors, Rhoads J.B. affirmait que : « ...Pareille tâche ne saurait être confiée qu'à un archiviste sachant ce qu'est la recherche et comment elle se pratique ; au courant

des travaux de recherche en cours et des orientations actuelles de la recherche, connaissant l'histoire de la nation, de même que la façon dont se sont développées et organisées les institutions de l'état, et enfin au fait des autres ressources disponibles pour la recherche - dans les archives mêmes - dans les bibliothèques, dans les centres de documentation etc.. Ce devra aussi être une personne dotée de qualités personnelles d'intelligence, de discernement et d'imagination et ayant le sens de responsabilité voulu d'un arbitre de ce dont sera faite demain la mémoire de la nation » (Le rôle de L'administration..../Rhoads, J.B. p 27 – 28) « Jusqu'à une date assez récente, l'archiviste ne prenait pas sérieusement le temps pour évaluer les documents..." (Les calendriers de conservation /Carol Couture In: Archivum, 1994 .- p 6) mais, sous l'influence de nouvelles contraintes, que nous allons détailler plus loin, il ne peut plus se contenter d'une démarche passive, ne se souciant que de regrouper les archives de provenances diverses. Aujourd'hui, il a une perception plus élaborée de la notion de conservation.

L’archiviste fait de la conservation matérielle, une fonction secondaire et tributaire d'une fonction plus intelligente et rationnelle qui est l'évaluation et l'estimation des valeurs des documents pour ne retenir que ceux qui méritent d'alimenter les fonds qu'il doit conserver.

Le changement s'illustre par l'apport intellectuel aux méthodes d'acquisition des archives définitives qui consiste en un choix méticuleux que doit opérer l'archiviste en se basant sur des données théoriques, des moyens techniques (instruments tels que les calendriers de conservation, normes etc.…) des moyens réglementaires et ses aptitudes dans la gestion pratique et la mise en œuvre de tous les éléments précités. Il s’agit d’une opération très délicate et difficile. « Cette opération d'évaluation des documents est peut-être la plus difficile et la plus importante des taches qui incombent aux archivistes; car une fois la décision de vouer à la destruction un ensemble de documents prise, elle est irréversible et il sera vraisemblablement, impossible d'obtenir auprès d'une autre source les informations contenues dans ces documents » (Le rôle de l'administration …./Rhoads J.B p 27 – 28.) « Elle constitue le nœud dur de la discipline archivistique. La création, l’acquisition, la classification, la description, la diffusion et la conservation sont toutes redevables aux décisions prises lors de l’évaluation de ces dernières » (Le calendrier de conservation : aspects théoriques et pratiques /C Couture In : La gestion des archives courantes et intermédiaires : politique et pratique.- Colloque international organisé à Dakar 1998 par l’association internationale des archives francophones.)

Si on est conscient désormais de l’importance de l’évaluation des archives à acquérir,

est nécessaire de préciser qu’il n’existe pas d’approche unifiée pour cette opération.

« …Aucune méthode n'a émergé comme étant la meilleure ; car toutes les stratégies employées pour le choix des archives leur acheminement systématique vers l'institution chargée réglementairement de leur conservation définitive, laissent entrevoir des carences et du fait sont en constante révision et amélioration » (Acquisition strategy plan 1989-1993/ National Archives of Canada P 3) cependant elles sont toutes d’accord sur les causes ayant imposé l’évaluation.

The relationship between archives and knowledge management/Bill Martin

2010-09-12T13:55:00.000+04:00

Introduction

One notable feature of the current knowledge management landscape is the reported interest being shown by governments and international agencies in the subject. There is a dearth of publicly available information on the nature and scale of knowledge management practices within the Australian Public Service (APS). An earlier study revealed that knowledge management was a feature in little more than a dozen Australian government agencies and that few agencies had a real strategic perspective on knowledge management or saw it as a key driver for the achievement of corporate objectives. Possible explanations for the slow take-up of knowledge management included confusion over the nature of the subject, a tendency to equate it with developments in information technology, and cultural resistance to the concept (Stephens 2000) The Australian experience has been acknowledged in other countries, where governments have been struggling to come to terms with knowledge management. A major survey conducted by the OECD, while reporting that knowledge management was high on government agendas and that necessary cultural changes were underway, reported the absence of deep organisational changes as well as the costs associated with the introduction of knowledge management in government departments (OECD 2003). The OECD survey also identified widespread government concern with respectively, a greying civil service, competition between the public and private sectors for knowledge-intensive inputs, and the increasing complexity of public policy goals (OECD 2003). Australia was not named among the countries for which responses to the survey were recorded. This was disappointing in that not only had the Auditor General for Australia been a repeated advocate for knowledge management within the APS (Barrett 2001), but also the former National Office for the Information Economy (NOIE) had worked steadily to promote the concept.

Methodology

The case study approach was employed as a means of yielding rich insights in social contexts (Galliers 1991;Yin 1994; Walsham 1995), in this case the organisational environment of the National Archives of Australia (NAA). Although strictly speaking not part of this project, data from two previous web-based surveys conducted by the researcher - one of chief executives in government, the other of chief information/chief knowledge officers - provided valuable input to the design and content of the interview template.

The case study of knowledge management at the NAA

The findings from the previous survey served as the basis for interviews with senior staff at the Archives. These issues are depicted in Table 1 and discussed individually below.

Perceptions of knowledge management

Approaches to knowledge management

Drivers of knowledge management

Links to core business

Approaches to knowledge management

Obstacles to knowledge management

Enablers of knowledge managementApproaches to knowledge management

The place of knowledge management in the organisational structure

Frameworks for knowledge managementApproaches to knowledge management

The use of metrics for knowledge management

The presence of champions for knowledge management

Approaches to knowledge management

Inter-departmental or agency links for knowledge management

Table 1: Range of knowledge management issues raised during interviews

Knowledge management at the NAA

The direct involvement of the NAA in knowledge management is now assessed in the context of the issues contained in Table 1.

1. Perceptions of knowledge management

The 12 organisations that participated in follow-up interviews can be grouped into a minority (three organisations) for whom knowledge management is a meaningless term and the remaining nine who find the concept helpful. The Archives falls into this latter group, recognising knowledge management as a helpful concept, particularly in the context of the recent Interim Australian Standard for Knowledge Management (Standards Australia 2003). The Interim Standard has done much to awaken interest within the NAA in tacit knowledge and its relationship not only to explicit knowledge but also to corporate memory and skills maintenance. The Archives has many staff who have been around a long time, and who have much tacit knowledge to contribute. However, it can also be a very silo-driven organisation in terms of how information is structured and organised as well as in terms of restrictions on flow between silos.

2. Approaches to knowledge management

The NAA recognises that they have a lot of knowledge that is not disseminated effectively within the organisation. They have enhanced their intranet in terms of content, improved navigation, and better search facilities in order to improve the capture and dissemination of knowledge. At a somewhat higher level, they also plan to develop a knowledge management strategic framework for the organisation by the end of 2005. This document will complement the NAA's Information Management Strategic Framework (2002) and will include direction on creating, discovering and acquiring knowledge; capturing and storing knowledge; presenting, distributing and sharing knowledge and revising and disposing of knowledge.

In 2003 the national office ran an 11-week program called Knowledge NAA, which was designed to bring together, in fairly informal gatherings, people with much knowledge of the organisation and people who did not have such knowledge. These discussions were videotaped and distributed around Archives offices in other states. Attendance although voluntary was good, with an average of 50 staff per session. The major lessons learned were that they needed to put a structure in place to identify where knowledge was, to identify knowledge gaps and to determine what to do about them.

The Archives is also undertaking Step B of what is known as the DIRKS project (Developing, Implementing Record Keeping Systems). As explained below, this is a strategic approach to managing business information. It is designed to enforce disciplined naming conventions for records and files throughout the Commonwealth. Step B, the Business Classification Scheme identifies eight core functions for the Archives with related business activities. This model will be used to develop a record-titling tool, and the functions will eventually be incorporated into the metadata fields of other information sources, for example, the intranet, enabling searches to be carried out across all storage portals of the organisation. It is expected that such an arrangement will expedite knowledge sharing and general management in the Archives.

3. Drivers of knowledge management

The findings of the earlier survey disclosed that although departments and agencies differed quite markedly in their areas of interest and responsibility, all experienced a combination of pressures towards the adoption and implementation of some form of knowledge management. In some cases these influences were common enough to be regarded as generic in nature, emanating from changes within the APS, in others they were more specific to particular organisations. These drivers of knowledge management are now considered in relation to developments at the NAA.

(a) Generic drivers of knowledge management

In planning the interviews, it was assumed that most organisations embarked on knowledge management would to some extent be driven by pressure from the top, by comparisons with peers and the availability of new technologies and more effective delivery platforms. Other drivers expected were the need to improve services to clients and to impose some kind of control on information flows. All of these things turned out to be true, but the most significant driver of knowledge management in the APS was the need for compliance with legislation and government regulations for record keeping, and in particular the disposal of Commonwealth records.

In the Commonwealth, the NAA has developed a suite of products under the banner e-permanence to promote better management of government information to ensure that it is captured in a way that allows it to be utilised, shared, exploited, protected, and if necessary preserved, to support efficient and accountable public administration. A central product in this suite is DIRKS - A Strategic Approach to Managing Business Information (NAA 2001). DIRKS was developed as a joint initiative of the NAA and New South Wales State Records in 2000. It expanded on the eight-stage methodology outlined in section 6.2.2 of AS 4390 Australian Standard for Records Management for designing and implementing a record keeping system. The Archives has linked the disposal regime, for which it has legislative responsibility under s.24 of the Archives Act 1983, to DIRKS Steps A to C. Step A is a preliminary investigation of the context of the organisation; Step B an analysis of business activity and Step C an identification of record keeping requirements, one of which is the requirement to retain or dispose of records.

The result of the analysis undertaken in Step B is the development of a Business Classification Scheme (BCS) which identifies core agency functions and linked business activities. The agency's functions identified in their BCS, plus the 17 common administrative activities carried out by every agency identified in Keyword AAA: A thesaurus of general terms (produced by New South Wales State Records, and available by Commonwealth agencies through a licensing agreement), provides a comprehensive conceptual model of all of an agency's business activities. The terms in the BCS can be used to develop titling tools such as an agency thesaurus, which can be used to create, manage and access business information and knowledge.

The completion of DIRKS Steps A to C for the granting of records disposal authorities by the NAA and the pressure that this places upon departments and agencies is widely acknowledged within the APS. It would be fair to say that there is also a certain level of disquiet among departments and agencies as to the manner in which they perceive the NAA was enforcing compliance. A particular criticism is that the Archives adopted an approach that was at times inflexible and rule-driven, and that they made insufficient allowance for how departments actually worked. This was a view that perceived the NAA as the repository of considerable power and influence, in that without the granting of disposal authorities, departments would be unable to meet requirements for compliance.

Conversely, the Archives does not regard itself as having the power to mandate good record keeping in the Commonwealth. However, linking the first three steps of DIRKS to disposal is seen as one way of providing agencies with a sound information framework for building compliant and accountable record keeping systems where information and knowledge can be captured and managed appropriately over time. This expanded role for the NAA in the Commonwealth is accepted, promoted and supported by key regulatory agencies including the Australian National Audit Office, the Australian Public Service Commission, the Australian Government Information Management Office and the Department of the Prime Minister and Cabinet. Indeed, the Audit Office conducts record-keeping audits of Commonwealth agencies based on whether they comply with the Archives' whole-of-government responsibilities, by requiring agencies to undertake DIRKS Steps A, B and C in order to achieve an approved disposal authority.

(b) Specific drivers of knowledge management

Specific drivers include attempts by the NAA to respond more effectively to the perceived needs of a client base that includes both the general public and other departments of the APS. There may well be ambiguity about the role of the Archives in the minds of some of these clients, who may view its actions as more driven by internal corporate requirements than by external client needs. This is perhaps compounded to some degree by the fact that in addition to its whole-of-government role as promoter of compliance, the Archives is itself engaged in ensuring that it too complies with legislative and regulatory requirements for archives and records. As a result it is involved in a continuous communications and relationship-building exercise. Staff go out into their various client communities to promote good practice, to tell people how the Archives itself is responding to the need for good practice and to publicise their products and services.

Other drivers specific to the NAA include a staff profile that reflects the presence of a high proportion of non-tenured staff, among whom there is a steady attrition rate. This carries clear implications for knowledge loss and retention, for the maintenance of corporate memory and the need to maintain some level of continuity of expertise and service. Furthermore, the Archives is a very procedural-driven organisation, with lots of policies and procedures to support the strongly focused process operations conducted. At the same time, however, staff realise that to do these things really well they need to know a lot about the background and culture of the organisation in order to be effective strategically and environmentally.

4. Links to core business

At the Archives the link to core business comes in the ability provided by knowledge-based processes to improve efficiency and performance in managing operations spread across the country. Linked to its external role, the Information Management Section of the Archives through the presentation of papers to agency forums transfers knowledge about how it uses DIRKS and other record keeping products.

5. Obstacles to knowledge management

Most of the obstacles identified to the dissemination or success of knowledge management were the familiar ones of lack of resources, the inability of people, particularly those in authority, to see the point, and cultural issues. However, at the NAA the major obstacle to the spread of knowledge management remains the unflattering light in which the concept is seen in many circles. This view is now being countered owing to the presence of the Interim Knowledge Management Standard released by Standards Australia in 2003, which can be shown to people and discussed, and to the emphasis on knowledge and its management in internal training sessions, for example, the training that is delivered to staff on using the EDMS emphasises the necessity to capture knowledge as a record that can be accessed and shared across the organisation.

6. Enablers of knowledge management

In the NAA a number of enablers to knowledge management were identified, including key communication tools such as the intranet and the electronic document management system (EDMS). Archives staff are required to save evidence of business transactions into the EDMS which show approval or authorisation; guidance, advice or direction; provide information relating to projects or activities being undertaken and capture formal business communications between staff and with external agents. The EDMS is an enabler which supports knowledge management in the Archives by providing a repository where both tacit and explicit information that is also evidence of business activities, can be captured, stored and accessed.

The NAA intranet was recently redeveloped and promoted as the portal where the most up-to-date information is readily accessible. Already it has delivered benefits including saving staff time with key information being centrally located and easily accessible; facilitating access to a wide variety of sources through the use of web technology and improving communication within workgroups and across the organisation supporting the sharing of knowledge and expertise. The other key enabler used by the NAA to transfer knowledge is a program of professional development seminars, held monthly, in which staff present papers on current projects.

7. The place of knowledge management in the organisational structure

In most departments and agencies, responsibility for the knowledge management function may be located within the information technology department, the library, or corporate services. At the NAA, responsibilities are currently divided between the Information Management section (responsible for managing business records of the organisation, information and knowledge), located in the Corporate Branch, and the Business Systems section (responsible for information technology) located in the Collection Management Branch. The director-general, Ross Gibbs, has considered some kind of amalgamation in order to reduce the silo effect and a certain fragmentation of the technology function and to bring together the management of electronic records, information, content, and the technology. There remain concerns however, lest this result in an outcome in which the technology is dominant and the resulting system is sub-optimal in terms of the wider mission and business objectives of the Archives. External consultants have been engaged to revisit this issue before any final decisions are taken.

8. Frameworks for knowledge management

The web-based survey revealed little sign anywhere of the conscious application of those formal knowledge management frameworks of the type popularised by Wiig (1997) or more recently Joshi and Holsapple (2000). Where formal structures existed they tended to be largely information management frameworks, expanded to take account of the knowledge dimension and in particular, of the need to account for differences between tacit and explicit knowledge. This is clearly the position at the NAA, where staff are working to identify and categorise existing information, including any gaps in coverage, determine strategies to close these gaps and, as mentioned earlier, develop a knowledge framework for the organisation. This includes strategies aimed where feasible at turning information into knowledge to enhance products and services and sustain corporate capability and memory.

9. The use of metrics for knowledge management

Metrics is another area where, despite general agreement on their importance, there is widespread reluctance to embark on the application of unproven methods for valuing and accounting for knowledge projects. Although not quite the same thing, the web-based survey revealed a growing interest in the application of some kind of metrics to reward contributions to knowledge or desired knowledge-sharing behaviours. The NAA has proposed including this kind of arrangement in individual work agreements. To date their human resources people have discouraged this step, but have expressed some interest in inserting a requirement in the agreements for supervisors to the effect that they ensure that staff reporting to them comply with these behavioural requirements. There is also an expressed interest in the subject of metrics for knowledge and knowledge-based projects. This interest is however, unlikely to result in anything concrete at the NAA in the immediate future.

10. The presence of champions for knowledge management

Across government in general, where a knowledge management champion has emerged, this has frequently been the departmental secretary, the most senior public servant in the department. In the NAA the valuable role that a champion can play is appreciated and will be explored when the proposed Knowledge Framework is developed. Arguably however, as an Executive Agency, which does not have a departmental secretary, the Archives could be an disadvantage in that it lacks a potential high-level sponsor to champion knowledge management within the organisation. In practice, this lack appears to have been more than offset. At the national level, the director-general has succeeded in winning some very powerful sponsors in other departments, who for all practical purposes operate as champions across the whole of government. During 2003 for example, when the Archives embarked on a new initiative to inform public servants of their responsibilities to create and keep records (a program called Keep the knowledge - make a record) it was launched by the Secretary of the Department of the Prime Minister and Cabinet, the nation's most senior public servant.

11. Inter-departmental or agency links for knowledge management

The earlier web-based survey produced the somewhat surprising finding that there is a lack of inter-departmental and inter-agency activity in the knowledge management field within the APS. If anything the Archives is better at this than most departments and agencies, owing to its whole-of-government responsibilities for record keeping. NAA staff participate in a number of cross-departmental bodies, including a CIO Forum, and are involved in Communities of Practice across departments and agencies on such themes as content management and EDMS. The Archives also operates its own internal Communities of Practice on an Australia-wide basis. Finally on this point, staff from the NAA, along with others from across government, are regular participants in the proceedings of a very active local interest group, the ACT Knowledge Management Forum.

Conclusions

The major conclusion to emerge from this research project is that (as is a common experience elsewhere) the course of knowledge management at the NAA is dependent on a range of perceptual and contextual factors. Two specific points can be made however. First, in terms of its current stage of development, the NAA falls clearly within the category of an agency in which knowledge management is a developing phenomenon. The Archives understands the importance of knowledge in supporting its business operations and has taken specific steps to encourage and promote the capture and sharing of both explicit and tacit knowledge. It is expected that the Knowledge Framework being developed in 2005 will enable an integrated approach to be adopted, taking into account the culture, administrative context, staff skills, knowledge requirements and existing practices. Second, in addition to being an adopter of knowledge management, the NAA is playing an important secondary role through its whole-of-government presence in compliance issues. Although compliance is primarily focused on the disposal of records, the Archives aims to promote good record keeping and information management practices which are fundamental in supporting sound knowledge management. This expanded role has been endorsed and encouraged by other key standard setters and compliance agencies in government.

References

Barrett, P 2001, 'Retention of corporate memory and skills in the public service: more than survival in the new millennium', 6th Biennial Conference of Australasian Council of Public Accounts Committees, Canberra, February 2001, viewed May 2004, http://www.anao.gov.au/website.nsf/publications/4A256AE90015F69B4A2569F3000. Commonwealth of Australia 2004, Government Online Directory (GOLD), viewed May 2004, http://www.gold.gov.au/

Galliers, R D 1991, 'Choosing appropriate information systems research methods', in Information systems research: contemporary approaches and emergent traditions, H E Nissen, H K Klein, and R Hirschheim (eds), North Holland, Amsterdam.

Holsapple, C W and Joshi, K D 2001, 'Knowledge management: a three-fold framework', The Information Society, vol 18 nº 1, pp 47-64.

National Archives of Australia, The DIRKS manual: a strategic approach to managing business information, September 2001 (revised July 2003), http://naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html.

National Office for the Information Economy (NOIE) 2003, Australian Public Service Knowledge Management Case Studies, NOIE, Canberra, viewed May 2004, in 2005 migrated to http://www.agimo.gov.au/practice/km_case_studies.

Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) 2000, Knowledge management in the public and private sectors: similarities and differences in the challenges created by the knowledge-intensive economy, draft Issues Paper written jointly by the Centre for Educational Research and Innovation (CERI) and the Public Management Service (PUMA) of the OECD.

The learning government: introducing and draft results of the survey of knowledge management practices in ministries/departments/agencies of central government, OECD, Paris-- 2003

Stephens, David 2000, 'Knowledge management in the APS: a stocktake and a prospectus', Proceedings, IPAA Conference, Canberra, 2001.

Standards Australia 2003, Interim knowledge management standard, Standards Australia, Canberra.

Walsham, G 1995, 'Interpretive case studies in IS research: nature and method', European Journal of Information Systems, vol 4 nº 2, pp74-81.

Wiig, Karl M 1997, 'Knowledge management: an introduction and perspective', Journal of Knowledge Management, vol 1 nº 1, pp6-14.

Yin, R 1994, Case study research: design and methods, Sage Publications, London.

Biographical information

Professor Bill Martin is Research director at the School of Business Information Technology, RMIT University. He is active internationally in teaching and researching in the knowledge management field and in supervising a large cadre of PhD students. He is currently leading an ARC-funded team researching the emergence of new business models for digital publishing.

This paper emerged from an earlier survey of developments in knowledge management within the Australian Public Service (APS). The earlier study pointed to future research possibilities in an emerging relationship between knowledge management and archives and records. The resultant case-based research reported here shows that this relationship operates most strongly in the context of key drivers of knowledge management within government agencies and departments, and in linkages between the work of the National Archives of Australia (NAA) and that of other Commonwealth organisations. Knowledge management also emerges as an important strategic issue for the National Archives of Australia. Eleven issues emerging as common in the previous study were discussed at the NAA: Perceptions, Approaches, Drivers, Links to core business, Obstacles, Enablers, Structures, Frameworks, Metrics, Champions and inter-agency networks. In overall terms the NAA emerged as an organisation that was at the development stage for knowledge management and one that was taking conscious strides in this direction.

EMC Documentum Physical Records Services - Paper Records

2010-08-22T18:01:00.001+04:00

EMC Documentum Physical Records Services - Paper Records

A Manual for Small Archives/aabc.ca memorybc.ca

2010-08-13T17:33:00.001+04:00

I present an interesting and useful manual for beginners in archives management, it is written by Donald A. Baird, Chair Small Archives Committee University Archivist Simon Fraser University and published on the web http://aabc.ca/msa/0_table_of_contents.htm, and he said in the preface "This Manual is not a textbook for professionally educated or trained archivists. It is designed to help persons in small archives, with limited access to training, with few employees, with restricted finances and time. It attempts to explain archival principles and practices, offer guidelines and suggestions for various archival activities, and provide information on available resources, such as archival publications, regional and national associations, and other supplies and services for archives." Here below the table of content, i hope you will enjoy it.

Table of ContentsPreface
Introduction
1. Getting Started: Your Archival Organization
2. Resources: People, Facilities, Money
3. Bringing Material Into Your Archives: Acquiring, Appraising, and Accessioning
4. Organizing Archival Material
5. Describing Archival Material
6. Conservation and Security
7. Textual Records
8. Photographs and Other Visual Records
9. Maps, Plans, and Architectural Drawings
10. Sound Recordings and Oral History
11. Other Archival Holdings
12. Records Management Programmes
13. Reference Services and Public Relations Activities
14. Automation and Small Archives
Appendices

Glossary of Archival Terms

Archival Associations

Suppliers

Other Resources
Bibliography

Le papier électronique arrive à maturité/[Interview] Hervé Bienvault - consultant indépendant

2010-08-13T11:05:00.001+04:00

Annoncé depuis plusieurs années, l’usage massif du papier électronique semble cette fois en passe de devenir une réalité grâce à des technologies bien maîtrisées et des prix en baisse. Le point avec Hervé Bienvault, consultant indépendant.

Techniques de l'ingénieur : Quels sont les caractéristiques du papier électronique ?

Hervé Bienvault : Le papier électronique permet de se rapprocher de l’expérience de la lecture sur papier. Avec un fond de plus en plus blanc, il est surtout non rétro-éclairé, ce qui évite la fatigue visuelle dans la durée. Il va permettre de remplacer beaucoup depapiers qui nous entourent : PLV, affichettes, affichages urbains, journaux, livres… On passera bientôt du noir et blanc à la couleur.

Qu’est-ce qui freine son développement ?

Plusieurs entreprises ont mis en vente le papier électronique depuis 3 ou 4 ans, sans succès car il était trop cher. Les dispositifs A4 seront bientôt disponibles, pour un prix raisonnable. Ce sera décisif pour son développement.

Aujourd’hui il faut compter 150 à 200 euros pour un lecteur de premier prix, 250 euros pour le Wi-Fi, 300 euros pour la 3G. Les prix vont baisser, probablement jusqu’à atteindre une fourchette située entre 100 et 200 euros d’ici à un an, voire moins. Le Kindle DX est presque un A4. Il coûtait 500 euros il y a un ou deux ans, il coûte moins de 300 euros aujourd’hui. Le reader peut être soit connecté à un ordinateur, ou au Wi-Fi ou à la 3G comme le Kindle. D’autres modèles vont sortir à l’automne, dont un produit par Orange. Samsung est en train de proposer des petits lecteurs sur lesquels on peut écrire. Mais avec des tarifs de l’ordre de 4 à 500 euros, le papier électronique entre en concurrence avec les tablettes électroniques.

Quelle est la différence entre papier électronique et eBook ?

Le terme eBook désigne le fichier et non le dispositif de lecture. Appelé reader en anglais, on le nomme liseuse, lecteur ou encore livrel en France.

Quelles sont les technologies existantes ?

La technologie eInk est développée par la société taïwanaise PVI, qui a déposé un brevet. Il s’agit de microbilles d’encre qui naviguent dans un support plastique (lire l’encadré). Contrairement à l’iPad, il n’est pas rétro-éclairé. Qualcomm a mis au point des écrans en couleur appelés Mirasol. Constitués de petits miroirs, ils utilisent le même phénomène que celui qui confère aux ailes des papillons leurs couleurs. Un autre acteur basé aux Pays-Bas, Liquavista, vient de présenter un prototype très intéressant [NDRL : avec la technique de l’électromouillage].

Quelle est l’autonomie du papier électronique ?

Ces dispositifs consomment de l’énergie uniquement lorsque l’écran change de page. Ce sont des écrans bistables. L’autonomie atteint donc plusieurs semaines.

Comment se positionne la tablette par rapport au reader ?

Chacun offre des fonctionnalités propres. La tablette me semble surtout intéressante pour le Web. Le papier électronique s’avère pour l’instant assez décevant en termes de vidéo. Mais les technologies progressent, notamment sous l’impulsion de Fuji ou Epson et d'autres géants de l'électronique.

Pour l’édition, quelles seront les conséquences de la numérisation ?

Nous allons rencontrer le même problème que pour la musique. Les liseuses étaient jusqu’à présents réservés auxgeeks , elles vont se démocratiser. Il faudra proposer des offres légales intéressantes, mais le piratage risque de toute façon de se développer. Le phénomène sera plus lent que pour la musique et il ne s’agit pas d’un remplacement. Le livre garde ses propriétés : conservation dans une bibliothèque, prix peu élevés, échanges, prêts, etc. C’est surtout le livre de poche qui risque d’être concurrencé.

Comment la France se situe-t-elle par rapport aux autres pays ?

Nous sommes en retard au niveau de l’offre. 50.000 titres sont disponibles, contre 4 à 500.000 eBooks en langue anglaise. Nous sommes en retard sur les prix, avec des différences de l’ordre de 15 à 20 % par rapport au papier, contre 40 à 50 % aux Etats-Unis. Nous sommes en retard sur le plan légal, notamment sur des sujets comme le prix ou la TVA. Enfin, nous n’avons pas d’entreprise moteur comme Amazon et les éditeurs sont lents à réagir. Cependant, certains acteurs français s’affirment. Nemoptic est bien positionnée en recherche. Bookeen est un des pionniers dans le domaine avec des lecteurs innovants, dont le Cybook Opus depuis un an.

Propos recueillis par Corentine Gasquet

Parcours

Hervé Bienvault a découvert le papier électronique du Sony Librié fin 2004, et il a tout de suite eu le sentiment qu'une révolution dans le domaine de l'imprimé était en marche. Depuis il utilise un Iliad, un Sony reader et un Cybook Opus. Il lit le journal e-paper des Echos depuis juin 2007. Il a débuté sa carrière comme technicien de fabrication chez Albin Michel et Bordas, avant d’occuper différents postes de chef de fabrication de 1993 à 2002 (Albin Michel, Citadelles et Mazenod, Flammarion). Il a ensuite été directeur de fabrication chez Sogedif - Editis (2003 - 2006). Il a créé et développé Abicia Sarl, start-up édition numérique. Il est aujourd’hui consultant indépendant.

Hervé Bienvault est intervenu lors d'une conférence du CFPJ Lab. En savoir plus : www.cfpj.com/cfpj-lab

L’encre et le papier électroniques

Développé à partir de 1997 dans les laboratoires du MIT, le papier électronique est constitué de deux feuilles de plastiques transparentes avec de l’encre électronique comprise entre les deux. L’encre est composée de capsules remplies de microbilles noires chargés négativement ou blanches chargées positivement. Un champ électronique positif sur la surface de la feuille fait migrer les microbilles noires vers la surface, elles deviennent visibles. Et inversement pour les blanches. On peut également produire des effets de gris en faisant migrer simultanément les noires et les blanches.

La nouvelle ISO/DIS 16175 annonce-t-elle la mort annoncée de Moreq2 / Michel Roberge

2010-07-27T08:19:00.000+04:00

Sur le site du magazine français Archimag, on y lit, sous la plume de Patrick Brébion
« L’Organisation internationale de normalisation, Iso, a permis de voter en juin dernier la partie un et trois d'une nouvelle norme au nom « évocateur » de 16175. Derrière ce chiffre, se cache un document qui décrit fonctionnellement comment doivent être gérés les records. Une norme qui a pour vocation de devenir le référentiel international pour toutes les applications et systèmes à venir dans le domaine de records management. Ce, dans le secteur public comme privé. Parallèlement, la Commission européenne vient d’ouvrir une consultation sur une nouvelle version de Moreq, un modèle qui vise également le records management. L’adoption par les professionnels de la 16175 risque de provoquer à terme la disparition de Moreq. Un soulagement pour les professionnels qui travaillent ou fournissent des systèmes d’archivages et doivent jongler entre les différents référentiels existants ».
Il semble que cette nouvelle norme sur les Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau correspondrait au référentiel Moreq2 mais en plus simplifié, ce qui ne peut qu’être bien accueilli dans le métier.
La partie 1 s’intitule Aperçu et déclaration de principes alors que la partie 3 porte sur les Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les systèmes d'entreprise. Ces textes ne sont disponibles, pour le moment, qu’en anglais.

Michel Roberge

National E-Health Records System Still Faces Obstacles / Lora Bentley

2010-07-25T10:01:00.001+04:00

The idea of electronic medical records sounds great: Everything a patient needs her doctors and pharmacist and insurance company to know, all in one place and easily accessible from just about anywhere. But substantial hurdles must still be cleared before the idea will become reality nationwide.

First, getting the technology in place and the privacy and security standards implemented is complicated. The Department of Health and Human Services has been working on privacy regulations, as well as detailing what "meaningful use" should mean, for months now. The agency appears to be getting closer to final regulations, but somehow those to whom the regs will apply aren't any clearer on what their obligations will be.

What's more, after leadership changes, those who work in the Office of Interoperability and Standards are trying to wrap their collective brains around the integration and other challenges that a project this big entails. After all, even the e-records systems that individual health care providers and others subject to HIPAA and HITECH use aren't immune to problems.

A small survey recently conducted by Compuware illustrates the point. Of the 99 health care professionals (doctors, nurses, chief medical officers and chief medical information officers) who responded, a majority said they log in to their clinical information systems up to 20 times a day, and 60 percent said response times for a single log-in were greater than 10 seconds. Not surprisingly, nearly half found such response times unacceptable.

Such issues leave many end users with a sour taste in their mouths for technology. Convincing those users that a nationwide system is workable and worth their while will be a big challenge for the lawmakers and engineers who are working out the details - especially now, when doing the work to qualify for HITECH Act stimulus money seems impossible.

JISC infoNet - Electronic Records Management Survey - Analysis

2010-07-25T09:33:00.001+04:00

Q1. How many other record management staff do you have within your team/function (not including local co-ordinators primarily employed for other tasks)

That 29% of respondents indicated that they have more than 5 records management staff - with some stating totals as high as in the 20s - suggests a very broad interpretation of what constitutes 'records management staff' and may have included departmental clerical and administrative staff alongside those working within a central records management function.

This suspicion is further increased when one considers that in the Information Legislation & Management Survey results for 2007, 68% of respondents indicated that they had 1.0 FTE or less 'devoted to records management issues' (Question 27).

Q2. Does your organisation have a centralised records management service? If so, please indicate the services provided
The figures seem to indicate a clear focus on records management acting as an advisory function within the institution; providing guidance, training and support to staff in records management related issues. This suggests a bias towards managing records indirectly, by seeking to influence creators and users; rather than through direct intervention, management and control.

Whilst this represents a valuable role for the records management function, it may suggest that records management is still far from being accepted as a 'corporate service', alongside finance and HR etc and does not currently enjoy the status or authority to become so. Perhaps in recognition of this there is an argument to say that a more natural (and, possibly, more constructive) 'home' for the records management function may be for it to be formally positioned alongside other sources of institutional advice and guidance (e.g. staff development, training functions etc).

It also raises questions about the leap in influence and reinvention of its perceived role which would be required for records management to successfully manage institution-wide electronic records management system projects, requiring the records management function to 'suddenly' move into a far more frontline, interventionist role.

Q3. Does your institution have a Records Management policy endorsed by senior management?
It is surprising, and worrying, that over one quarter of the institutions surveyed still do not have an approved records management policy in place – especially given the prominence paid to them through the S.46 Code of Practice accompanying the Freedom of Information Act.

Even if such policies alone are of questionable practical value in terms of influencing organizational behavior their absence suggests a lack of senior level awareness and 'buy-in' at a most basic level which, in turn, may present significant difficulties when attempting to implement specific records management systems or policies.

Q4. Does your institution have published Records Management procedures or guidelines? If so, please list the subjects to which they relate.
There is a strong bias towards what could be described as 'retrospective' policies and guidance - that is those which assume that the information and records have already been created and attempt to deal with the issues they then present (for example, those relating to appraisal, retention schedules, storage etc, all of which relate largely to the latter stages of the 'information lifecycle')

There is much less of an emphasis placed on 'proactive' guidance which attempts to influence how information is created in the first place and actively used at the beginning of its lifecycle (for example: naming, creation, fileplans, version control) etc. Such policies have a much stronger and more direct influence on user behavior if they are to be successful.

Again this suggests a discrepancy between the traditional and accepted role of records management within institutions and the role they will be asked to play when implementing an institution-wide records management system which inevitably requires the introduction of 'up front' intervention and management controls designed to directly influence user behavior.

Q5. Have you conducted a records audit/survey in the past 5 years?
It is widely accepted that carrying out a comprehensive records audit or survey represents a vital 'first step' in any records management initiative. It provides accurate data about the information currently held and the processes which first created it and which subsequently rely upon it. It also describes the environment in which this information exists; the tools currently used to manage it and the culture and attitudes of those who interact with it. As such it is worrying that only a little over one third of institutions have carried out a comprehensive, institution-wide survey.

Of course, conducting an institution-wide survey is a significant undertaking and it is encouraging that 40% of respondents have at least taken some strides in this area. Moreover, it is unclear from the figures just how many of these 40% are currently part way through conducting a 'total' audit and thus would be able to respond even more positively if the question were to be repeated a few months down the line.

Q6. Have you implemented a records classification scheme?
With hindsight the value of this question would have been further increased if the survey had also enquired as to the scope of any classification schemes devised (for example, whether they are institution-wide, only apply to certain areas etc in much the same way as for the previous question). All we have to go on in this regard is the fact that many of the the comments provided in the 'Other' section suggest that where classification schemes have been implemented it is often only for limited areas and not 'institution-wide'.

Even with the limited data available it is instructive that over half of institutions who responded have not implemented a classification scheme of any type, with even 11 of the 20 institutions who, according to the previous question, have conducted a full record survey (and, therefore, it is to be assumed are in possession of the raw data required) not going down this route. Though once again, this could, in some cases, be a case of 'work in progress'.

Q7. Do you have an agreed retention schedule in place?
An analysis of the raw data received from the survey indicates that of the 15 respondents who have not carried out a record audit/survey of any type, 9 of these have still managed to get an agreed retention schedule in place. In such circumstances it is unclear exactly what the contents of such a schedule could accurately be based upon, given an apparent lack of any reliable source data about the organization, the information it holds and the processes it carries out.

Q8. How do you co-ordinate and carry out the actions specified by your retention schedule?
It is interesting to discover that although 75% of institutions do, indeed, have an agreed retention schedule in place, the number who appear to be making active use of their retention schedule to manage their records in a pre-planned and coordinated manner is far lower at only 17%. Although there is undoubtedly value in using retention schedules on an ad hoc basis (as a further 21% claim to do), there is probably less reason for optimism for the remaining 62% where retention activity is either left to local practice or does not happen at all.

This may be an approach borne out of necessity, with a shortage of resources requiring institutions to restrict their activity in this regard to publishing retention guidance and hoping that staff follow them.

Though it is impossible from these figures to pass any sort of definitive judgment on the effectiveness of retention activity where it is being left solely to local practice, it is difficult to remain overly positive about the extent to which such activity is actually being undertaken at a local level without any form of consistent, centralized direction.

Such figures reinforce the suspicion that many retention schedules essentially remain as 'paper exercises', akin to much policy formulation, where the approval of the paper policy often represents the end, rather than the beginning of the process and of institutional commitment to it.

Q9. Which statement most accurately describes your current circumstances with regards to a centrally controlled system for managing electronic records?

Given the anecdotal evidence available, a figure of 17% of institutions surveyed who have successfully implemented a 'centrally controlled system for managing records', appears higher than one would expect. Reasons for this may include questions of definition (for example several respondents based their responses around the implementation of student record systems which, though a vital part of an institution's IT infrastructure, represent a more specific and specialist branch of information management that touches on many agendas which fall outside of the remit of most institutional records management programmes.

Other factors potentially responsible for influencing the figures may include varying definitions of what constitutes 'successful implementation' plus an increased interest in responding to this survey from those institutions who have already invested heavily in this area.

However, even if this figure of 17% is taken at face value, and when combined with the 25% who have no plans to implement such a system, this still leaves 58% of the institutions surveyed actively engaged in this agenda - thus suggesting a continued demand for supportive resources from JISC and other agencies.

Q10. Which of the following types of solution would you consider?
Though the sample is small, a clear interest in Microsoft Sharepoint 2007 (MOSS2007), is obvious. MOSS2007's licencing structure may be largely responsible for this interest - its 'free' nature (and often its existing presence within the institution for other IT purposes) making it the pragmatic choice for those wishing to implement a records management system with limited resources.

The continuing interest in 'commercial EDRMS' solutions is also interesting, given what could be perceived as something of a popular backlash against such technologies over the past year or so. It is clear that there is still a considerable interest in what such systems can provide and a continued belief that they represent an answer to the information management issues faced by further and higher education institutions.

Q11. How much progress have you made to date with your implementation? (please tick as many as apply)
The breadth of tasks accomplished by the projects surveyed indicates that many of the institutions active in this area have made substantial strides towards achieving complete and successful implementations.

Unsurprisingly, it is in relation to the transfer of legacy data and system integration that less progress appears to have been made. Of course, it may be that many of these projects have never intended to address these aspects; so these figures cannot, alone, be construed as any sign of 'failure' on behalf of these projects. That said, there is no doubt that system integration and the transfer of legacy data do represent some of the most difficult aspects of implementing records management systems and these figures suggest that additional resources to support activities in this area would be welcomed.

Q12. What systems have you selected / shortlisted?
As with the previous question, the small sample size means caution must be exercised when drawing any conclusions from these responses.

Bearing this caveat in mind it is interesting to see that despite the high level of interest in MOSS2007 reported in response to Question 10, only 1 institution has actually either shortlisted or chosen it (and then in conjunction with another EDRM system). This may, again, reflect MOSS2007's licensing model with the fact that it does not have to be formally procured meaning that many more institutions may have MOSS2007-based solutions running in the IT department which have not yet come to the attention of the records professionals. Alternatively it may be due to the comparative newness of MOSS2007 as a recognised records management solution or, even, that despite considerable general interest in it, that this is not being translated into actual system development.

Q13. Who are / will be the regular users of this system?
Given that, according to the responses given to previous questions, so few institutions have managed to role out institution-wide surveys (34% - see Question 5), classification schemes (45% - see Question 6) or retention schedules (17% - see Question 8); plus the lack of current exposure of records management as a proactive, 'frontline' service (as reported in response to Question 2) it could be argued that the 47% of institutions who are now actively considering introducing a records management system for all staff across the institution are setting themselves an ambitious target.

Further research and analysis is undoubtedly required, but there may be an interesting line of enquiry emerging here which suggests that the scope and nature of most records management system implementation projects requires the institution's records management function to take on tasks and roles which have not, hitherto, formed part of their remit. The implication of this assertion being that this expansion of their role places yet further complications and obstacles in the way of successful implementation.

On a more practical level it could also be argued that many of the tasks outlined above actually represent fundamental prerequisites for the successful implementation of any 'corporate' records management system and as such, many institutions risk an uphill struggle in trying to implement their chosen system without having first successfully completed these foundations.

Q14. Does / will the system manage any of the following?
There is clearly an obvious and predictable focus on dealing with unstructured documents and records with far less emphasis being placed on the management of structured data - something probably also linked to the low numbers of projects which have achieved system integration as mentioned in relation to Question 11 (though which is the cause and which the effect is impossible to tell from the data available).
The high number of projects looking to manage student records is particularly noteworthy and cannot solely be explained by the three respondents who based their answers around the implementation of specialist student record systems. The management of student/learner records is a broad and complex area in its own right which is directly influenced by many government, funding council and quality agency agendas (including lifelong learner records, e-portfolios, records of achievement amongst many others). It is unclear whether the systems proposed are fully aware of and influenced by these pressures.

Developping a standards-based records management program/Frank Mc Govern Filenet

2010-07-12T12:23:00.002+04:00

FileNet Presentation

Rapport sur les archives de la Préfecture de police relatives à la manifestation organisée par le FLN le 17 octobre 1961 / MANDELKERN Dieudonné , WIEH

2010-07-07T13:32:00.011+04:00

Je présente une information, plutôt une source d'informations (DES ARCHIVES DE LA POLICE) pour les chercheur historiens qui s'interessent événements d'octobre 1961.

Ce rapport est publié sur le site web de la Documentation francaise http://www.ladocumentationfrancaise.fr/rapports-publics/984000823/index.shtml?xtor=AL-850&r=archives qui en donne aussi un résumé : "Le présent rapport a été établi par un groupe de travail dénommé ci-après « la mission ». et composé de : M. Dieudonné MANDELKERN, Président de section au Conseil d'Etat, président. M. André WIEHN, Inspecteur général de l'administration Mme Mireille JEAN, Conservateur aux Archives nationales, M. Werner GAGNERON, Inspecteur de l'administration.
La mission a rencontré, en premier lieu, le Préfet de police pour un tour d'horizon sur les archives de la préfecture et les documents se rapportant aux événements de l'automne 1961. Elle a également rencontré, par la suite, les directeurs de la sécurité publique, de la police judiciaire et des renseignements généraux.
Elle a pris connaissance, au service des archives et du musée, des versements faits en 1982, et de ceux, beaucoup plus considérables -plusieurs dizaines de mètres linéaires- qui ont eu lieu au cours de ses travaux, à la suite, le plus souvent, des demandes qu'elle a formulées à mesure qu'elle progressait. Elle a considéré que, s'il ne lui appartenait pas de faire une exploitation exhaustive de ces documents, sa tâche ne se limitait pas à un simple recensement des sources, mais impliquait un examen critique, au moins sommaire, faisant ressortir les éléments qui se dégagent sur le bilan et le contexte des manifestations d'octobre 1961."

L'Inventaire des archives de la Préfecture de police se rapportant aux manifestations d'octobre 1961 et examen critique de ces documents permettant de dresser un bilan de ces événements. Il apparaît que les événements du 17 octobre 1961 s'insèrent dans un contexte qui déborde cette journée et que la manifestation a donné lieu à une répression très dure. La mission ne peut donner le chiffre des morts avec assurance mais conclut à des dizaines de victimes ce qui est supérieur au bilan officiel (sept morts) mais très inférieur aux centaines de victimes dont il a été parfois question.
Pour Télécharger le rapport ( 1450 Ko, PDF)

Quelques verites en donnees reelles et en chiffres:

Government not concerned about electronic records, but should be | Messaging Architects

2010-07-06T10:23:00.001+04:00

Contributed by Debbie Howlett (25 juin 2010)

The switch to electronic records is a trend many industries in the United States have begun to adopt to ensure security while observing industry regulations for their data. A mandate from President Barack Obama has pushed the healthcare industry to have electronic health records and systems in place by 2014 to increase efficiency while eliminating paperwork. Despite the mandate from the political body, a recent report from Fierce Government IT relays the government itself is not fully making the change and needs to. Recently, the Government Accountability Office relayed electronic record management is not a high priority for the federal government, however, the GAO stated it should be. With the growing volume of paper documents, government sectors could face troubles keeping track of all of them, or more importantly, could face charges for illegally disposing of historical documents without backups. According to a self-assessment conducted by the National Archives and Records Administration, 80 percent of government agencies stated they were "at moderate to high risk of improper disposition of records," the GAO and Fierce Government IT relay.Valerie Melvin, the director of Information Management and Human Capital Issues for the GAO, has pushed for NARA to adopt and utilize electronic records, doing so in the GAO's report recently presented at a Committee on Oversight and Government Reform hearing. While Melvin stated "automation will not solve the problem of lack of priority, which is of long standing," she still urged the senior-level executives at the association to consider and pay attention to further electronic record management among federal agencies. Email management and records scheduling are two areas the GAO has found to be "glaring problems at federal agencies," according to Fierce Government IT. Switching to email archiving or other electronic record systems allows for quicker, more efficient searches among sets of documents. Furthermore, systems dispose of no-longer-needed information legally, following compliance regulations. With email becoming among the most common methods for communication, the GAO states trained records managers should be in charge of its safe-keeping, not the users who send and receive the messages themselves. Despite the GAO's claim that the government considers electronic records management a low priority, government officials recently met with eDiscovery experts at the first annual eDiscovery Readiness for the Federal Government in Arlington, Virginia to discuss how electronic data management can be better used in federal agencies.

http://www.messagingarchitects.com/fr/ressources/nouvelles-de-securite-et-conformite/email-archiving/government-not-concerned-about-electronic-records-but-should-be-19858545.html

What is a record

2010-06-09T15:24:00.003+04:00

By Carl Weise CRM, ermm, ecmm, emmm at Thu, 05/13/2010 - 21:07

Industry Advisor for AIIM

With the growth of electronic records management (ERM) and lead by the ISO Records Management standard, ISO 15489, there has been a lot of discussion over what is a business record within an organization.

What a novel concept – a business record!

In fact, it is not a novel idea. For decades, employees have been determining what is important to both themselves and their organizations. The result has been that paper records were systematically filed in their desk drawers and file cabinets. The paper records that were not deemed to be important were tossed out, either sooner or later.

Certainly, with electronic records there has been an exponential increase in the volume of information that passes across our desks and computer screens. The ease of creating information has lead to many more records and much more information that is of little value to us or our organizations. This requires much more of our attention than in the past.

Electronic records are also more difficult to manage than paper records. As we look at electronic records, including emails, we only see the name of the file or the subject of the email. To properly manage electronic records, we often have to open them up to look at the contents because the names and subject descriptions are so vague. This is more cumbersome that just looking at folders or sheets of paper and immediately being able to identify the type of record that they are and knowing that we either need to keep them or to throw them out in the trash.

In AIIM’s ERM and Enterprise Content Management (ECM) Certificate courses, we address the need for controlled vocabularies within organizations.

ISO 15489, the international standard on records management defines records as: “information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business”. This definition is useful in making it clear that we are not talking about only old, archival records, but everyday information that we create or receive in our work situations.

As we get inundated with information, we need to understand what is important to us and our organizations. As we work in different positions, we should have training on what information is important and how it should be properly handled. As we gain experience in our positions, we get a better understanding of what is required. This can be considered determining what a record is “by the seat of our pants”.

The secret to improving productivity, as well as comfort on the job, is to get away from arbitrary decisions on separate pieces of information on what should be retained and what should be thrown out. It is valuable to write down what our decisions are and to refer to those decisions in the future. This is illustrated so well in the accounting profession. Having a Chart of Accounts makes it so much easier to allocate the different revenues and expenses for ourselves or our organizations. Instead of constantly rethinking the issues and making arbitrary decisions, you develop a structure to make your decisions easier.

As you look at the information in front of you, whether it is in the form of an email, a product of a computer application or even audio and video format, you can use the ISO 15489 definition and consider if the information is associated with legal obligations or support, or document, transactions. If it does than the information is a record.

In the ERM and ECM certificate courses, we provide an analytical approach to determining what a record is by identifying if there are:

legal requirements to retain the information,
industry standards that relate to the information,
continuing relevance of the information to you and your organization,
public interest, including the historical value of the information, and
future need.

Another interpretation of the requirements is, looking at the information,

what is the administrative value of the information
what is the legal value, both regulatory requirements and protection in litigation,
what is the fiscal value, and
what is the historical value of the information.

If you have meaningful answers to any of these questions, the information is a record. This can be considered as taking an analytical approach to determining what a business record is.

As I said above, employees have been determining what a business record is and what is not for decades.

What I would like to make clear is that arbitrary decisions on records are not good for employees or their organizations. Like all business decisions, some are going to be correct and some are not. Individual employees should not be responsible for these business decisions. At the same time, there is case law that clearly shows that consistent practice in handling records is important to defend yourself, and the organization, from charges of obstruction of justice. Therefore, records need to be identified enterprise-wide and the consistent handling of them must be enforced.

Employees who are creating and receiving information that they are not familiar with should work with the organization’s records management professionals to properly identify the information and determine how it should be handled and for what period of time. The determination of what are an organization’s records should be a corporate decision and not an individual’s one.

So, what is a record? It’s any information that’s important to you in carrying out your work and to your organization.

What is important is that you document your decisions as to what information is important and what is not. Secondly, you need to work with the records management professionals and carryout an analytical appraisal of the information and come up with an organization decision on how they should be handled.

There are additional formal definitions of a record. They can be found in the various ERM system specification standards that exist. They can also be very helpful.

However, each organization must get approval on its own particular definition of what a record is. This is a fundamental part of your records management policy.

Tell us how you developed the definition of records for your organization?

What issues did you face is getting your definition agreed upon and approved at your organization?

Archivists around the world celebrate International Archives Day on June 9, 2010

2010-06-09T15:16:00.000+04:00

The International Archives Day offers archivists throughout the world a tremendous opportunity to promote the cause of records and archives in their country. It can be used to persuade key decision-makers that effective record-keeping is an essential precondition for good governance, transparency and accountability; to emphasize the importance of preserving archives for the collective memory of nations and societies; and to encourage those members of the public who have never previously done so to consult archives for the first time.

More generally, it can be used as a means of raising the public profile of archives and archivists in the media. In countries where there is currently no national celebration of archives, it provides a powerful impetus to organize one for the first time. And in those countries which already have well-established celebrations at other times of year, International Archives Day offers another chance to reinforce key messages about the significance of archives.

ICA believes that, as programmes for raising public awareness of archives are organized simultaneously in an increasing number of countries, a greater sense of international solidarity will be fostered among the participants.

The poster above publicizes International Archives Day in Japan this year. Link : http://www.archives.go.jp/english/index.html

Records Management -- Physical versus Electronic | Electronic Records Management Community | AIIM Communities

2010-05-30T11:28:00.001+04:00

By Mark Mandel at Fri, 05/28/2010 - 10:29 Public Records Administrator for Executive Office of the Mayor, Washington D.C. Office of Public Records

In looking at a Records Management solution for an organization, it is necessary to consider both physical records as well as electronic records. Ideally, the solution covers both, so that users can locate any record using the same interface regardless of type or format.
Managing electronic records is (relatively) straight-forward. Search for a record, then view it when (or if) it is found. The actual location is virtual and is transparent to the end user. The complexity comes in when you are designing the various capture methods for various types of electronic content, such as scanned images, office documents, email, instant messages, CAD files, GIS information and so on.
For physical records, you are recording the location of a record. Typically this is managed as collections of boxes rather than individual documents. This approach is used mostly because of the difficulties of adding document-level information to a database combined with typical lack of resources for this purpose.
Accessions of physical records is usually done in bulk, hopefully following guidelines related to box labels, box inventory lists, and so on. Physical records may also include microfilm, books, other media such as tapes and videos, three dimensional objects, and so on.
So the challenge of physical records management is complicated by the tracking process for records, including transfers, check in / check out, and storage locations. It includes "space management" in the most sophisticated solutions, which is a toolset for defining the available locations for records storage. This involves measuring the cubic feet of space on each shelf of a shelving unit, in a row of a storage facility. When you have an accession to move in, the toolset calculates the space needed and determines the best space to use for storage. This can get fairly complicated when you do not have contiguous space available, need to move material around, and so on.
Most records management solutions that are found in ECM suite products allow you to manage both electronic and physical records using the same tool. This is great, allowing users to search for any type of record using the same interface. If it is electronic, then they simply retrieve the record - which is indexed at the document level. If it is a physical record, the user sees the location including building address, row, shelf, bin and so on - or is notified that the record being sought is part of a collection of boxes stored at that location.
Most of these products do not have sophisticated physical records management features such as space management or advanced tools for box tracking using barcodes, RFID and so on. These features can be found in very specific physical records management products that are still - as of this writing - stand alone products.
You must weigh the advantages and disadvantages of the integrated solution for both electronic and physical records management against the fact that these products do not have the advanced features (yet) that you might need for physical RM.
Personnally, I opt for the integrated approach, since in my environment the space management and advanced tracking featues are not as important as having it all in one solution. I can see, however, in other very high volume demanding environments, why someone would take the other approach.

JISC infoNet - Advantages and Disadvantages of Functional Classification

2010-05-27T14:26:00.001+04:00

Advantages and Disadvantages of Functional Classification
In the 'bad old days' before electronic systems swept all before them, many organisations had a registry which controlled, named, tracked, retrieved and stored paper files and was staffed by file clerks. Success depended upon the skills and care of the organisation's administrators but in practice this was often variable. It did mean that with suitable permissions and controls many members of staff could share the information that the files contained (although not simultaneously). Electronic systems, especially desktop PCs, did away with all of this, but did not really replace it with anything comparable. It was not thought necessary. Changed days have changed requirements. One way of looking at a corporate file plan is as technique for re-asserting control over corporate information assets.
Advantages
The Model Publication Schemes to which most Universities and post-16 Colleges in the UK have signed up are organised by function. It was the only way in which such templates could be devised given the great variety of organisational structures. The main functional high-level categories in Scottish Higher Education are:
1. GENERAL INFORMATION2. ACCESS TO INFORMATION3. GOVERNANCE4. FINANCIAL RESOURCES5. CORPORATE PLANNING6. PROCUREMENT7. MANAGEMENT OF RESEARCH8. COMMERCIALISATION AND KNOWLEDGE TRANSFER9. HUMAN RESOURCES10. PHYSICAL RESOURCES11. HEALTH AND SAFETY12. SUPPORT FOR DISABLED PEOPLE13. STUDENT ADMINISTRATION AND SUPPORT14. TEACHING QUALITY15. INFORMATION SERVICES16. EXTERNAL AND COMMUNITY RELATIONS17. GOVERNMENT AND REGULATOR RELATIONS
The Colleges' version is very similar except that Category 7 has been removed. JISC Legal's website gives the links both to those for Scotland and the rest of the UK.
Functions do not change over time
Files can be easily identified and used without affecting the fileplan classification
There is a greater spread of ownership
There is better search and retrieval of information
The transition from paper to e-systems becomes simpler and more transparent
New functions can be added
Work processes are identified and mapped
A fileplan and taxonomy has to be devised as part of the preparation for electronic document and records management systems
Disadvantages
Implementing such a system across an institution requires a cultural shift in the organisation and attitudes. It also requires confidence in the systems in place. It is both an organisation and a people issue.
To the 'first-timer' the relationship between the organisational structure in Departments, schools and faculties which is easily understood does not relate immediately to the corporate file structure by function. This appears to be an intellectual abstraction rather than a business tool. The curious thing to say is that once in place such a system it becomes almost second nature, because it removes the uncertainty of 'What shall I call this, and where shall I file it so that I can find it again?'
The major hurdle to be overcome is the perception that work is 'my work' rather than part of a bigger business process which must be shared (and in practice usually is). The key is not who owns the work, but how the work is done.
Older ways of organising files by subject, creator or department become irrelevant, and the feeling of personal loss of control of file taxonomy has to be counteracted by making it easier to retrieve and share all information.

Rapport sur l'organisation administrative des archives nationales /STIRN Bernard , HENRARD Olivier

2010-05-19T14:36:00.003+04:00

Comment moderniser le service public des archives, de façon à répondre à de nouvelles missions et contraintes et aux attentes du public ? C'est à cette question que tente de répondre le groupe de travail présidé par Bernard Stirn, fort des observations faites dans les rapports de MM. Braibant (1995), Rigaud (1996) et Belaval (1998) sur le même thème. Faisant le constat d'une inadéquation de l'organisation administrative actuelle, les auteurs envisagent des pistes de réforme portant sur le recentrage de la direction des archives de Frances sur ses missions d'administration centrale, la question du choix du nombre de services opérationnels des archives nationales (compte tenu de la disparité et de la dispersion géographique des centres des archives nationales) et enfin le statut susceptible de garantir à ces centres une autonomie de gestion adaptée à leurs besoins et à leurs contraintes.
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Sommaire Lettre de missionINTRODUCTION

1. L’INADEQUATION DE L’ORGANISATION ADMINISTRATIVE ACTUELLE FAIT L’OBJET D’UN CONSTAT LARGEMENT PARTAGE
1.1. LES TEXTES DE 1979 CONSACRENT L’EXISTENCE D’UNE STRUCTURE UNIQUE, DIRECTION D'ADMINISTRATION CENTRALE DOTEE DES COMPETENCES LES PLUS LARGES

1.1.1. Le directeur des archives de France a progressivement cumulé les missions

1.1.2. Les texte de 1979 ont reconduit les solutions institutionnelles existantes

1.1.3. Les tentatives de réforme administrative, ébauchées depuis 1996 dans le cadre réglementaire actuel, sont nécessairement restées limitées 1.2. LES ENJEUX D’UNE REFORME DE L’ORGANISATION ADMINISTRATIVE

1.2.1. L’orientation générale de la réforme de l’État impose un recentrage de la direction des archives de France sur ses missions d’administration centrale

1.2.2. La décentralisation et la « balkanisation » des archives centrales de l’État rendent indispensable l’exercice effectif de la mission de contrôle dévolue à la DAF

1.2.3. L’éclatement géographique et la disparité des centres des archives nationales nécessitent une forte coordination par la direction des archives de France

1.2.4. L’absence d’autonomie de gestion des services opérationnels ne permet pas une répartition claire des responsabilités
2. PISTES DE REFORME
2.1. UNE DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE PLUS FORTE ET CLAIREMENT DISTINGUEE DE LA SPHERE OPERATIONNELLE

2.1.1. Consacre en droit la distinction qui existe, en fait, entre une administration centrale et ses services opérationnels

2.1.2. Créer une forte direction d'administration centrale

2.2. COMBIEN DE SERVICES OPERATIONNELS POUR LES ARCHIVES NATIONALES ?

2.2.1. La création d’un service par site est écartée

2.2.2. La mission n’envisage pas non plus un opérateur unique

2.2.3. La mission propose un compromis susceptible de cumuler les avantages des deux solutions précédentes : un service par pôle géographique

2.3. DOTER LES CENTRES DES ARCHIVES NATIONALES D’UN STATUT GARANTISSANT UNE AUTONOMIE DE GESTION ADAPTEE A LEURS MISSIONS

2.3.1. La mission préconise le statut de service à compétence nationale

2.3.2. L’établissement public administratif n’offrirait pas le même équilibre entre autonomie de gestion des centres et adéquation à la nature de leurs missions
CONCLUSION ANNEXES

Annexe 1 :

Personnes rencontrées dans le cadre de la mission

Annexe 2 : Textes de référence

2.1 : Textes généraux . Décret n°97-464 du 9 mai 1997. Circulaire du 26 juillet 1995 . Circulaire du 9 mai 1997

2.2 : Textes relatifs aux archives. Code du patrimoine, articles L. 211-1 et suivants. Code général des collectivités territoriales (partie législative), articles L. 1421-1 et suivants. Code général des collectivités territoriales (partie réglementaire), articles R. 1421-1 et suiv.. Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 . Décret n°79-1038 du 3 décembre 1979 . Arrêté du 25 mars 2002 relatif à l'organisation de la direction des Archives de France. Arrêté du 25 mars 2002 portant organisation des services de la dir. des Archives de France

Logiciels d'archivage open source

2010-05-09T17:21:00.002+04:00

Le cas de SIARD Suite 1.0

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Open source Archiving software : Archivist' Toolkit

2010-04-25T08:51:00.002+04:00

Archivist's Toolkit

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La cryolyophilisation au secours des archives des Charentes Maritimes/Marc CHABREUIL

2010-04-20T12:25:00.000+04:00

Bien connue des industriels de l’agroalimentaire, la cryolyophilisation à l'azote liquide consiste à congeler un produit brutalement à cœur par de l’azote liquide (-196 °C) puis à le soumettre au vide et à une montée progressive en température dans des lyophilisateurs. AAD Phenix, filiale du groupe Samsic, spécialisée dans le nettoyage après sinistre, a décidé d’utiliser ce procédé pour sauver les archives entreposées dans les sous-sols de la Maison du département Conseil Général des Charentes Maritimes, inondées par 2 mètres d’eau de mer lors de la tempête. Ce sont quelques 24.000 boîtes de documents représentant 3 km linéaires qui seront ainsi traitées.

« Il faut congeler très vite, notamment pour éviter l'apparition des moisissures et des bactéries. On va transporter les documents dans des containers isothermes jusqu'à notre centre permanent de traitement des archives à Bourges où ils seront stockés dans une chambre froide. Les documents seront alors enfournés sur des étagères dans un lyophilisateur. On va « tirer au vide », c'est-à-dire baisser la pression. L'eau va alors passer directement de l'état solide de glace à l'état gazeux, sans passer par une phase liquide qui pourrait encore endommager le papier », explique Olivier Revert, directeur du pôle sinistres industriels et risques majeurs. « Il nous fallait trouver un fournisseur d’azote capable de mettre en place dans l’urgence un réservoir de 5.000 litres à La Rochelle, sur le parking de la Maison du département. Messer a fait preuve d’une réactivité, d’une capacité d’adaptation, et d’une force de proposition qui ont fait la différence. Il a mis en place une solution personnalisée en quelques jours ».

Messer, qui vient de renforcer ses moyens de production en azote en démarrant sa nouvelle unité de séparation des gaz de l’air de Saint-Herblain (Loire-Atlantique), d'une capacité de 300 tonnes/jour, fournit également la glace carbonique nécessaire au transport des archives surgelées sous température dirigée. Un produit qu’AAD Phenix utilise pour le nettoyage cryogénique, devenu incontournable pour la rénovation d’outils de production après sinistre. Cette technique consiste à projeter des particules de glace ou neige carbonique (CO2 solide à -78°C) par un flux d'air comprimé sur une surface à nettoyer. L'association du froid intense et du choc mécanique provoque le détachement de la salissure de son support. La glace carbonique se sublimant instantanément après avoir assuré le nettoyage, reste un déchet pur et plus facile à traiter.

A La Rochelle, les bacs à glace carbonique numérotés permettent d’identifier les lots d’archives pour conserver à terme leur classement. « Nous nous sommes attachés à proposer des solutions complètes pour faire face à l’urgence et aux besoins spécifiques de la situation en fournissant non seulement de la cryogénie mais aussi des outils de traçabilité » explique Gwennaël Le Goff, Responsable des Ventes Messer sur le grand Sud Ouest.

Archivage électronique - Problématique et normes/Marie Anne Chabin

2010-04-20T09:05:00.004+04:00

Introduction
1 - Qu'est-ce que l'archivage ?
2 - Enjeux de l'archivage dans le contexte électronique
3 - Environnement réglementaire et besoins métiers
4 - Réponses techniques
5 - Aspects organisationnels et acteurs de l'archivage électronique
6 - Coûts de l'archivage électronique
7 - Quatre principales normes pour l'archivage électronique
7.1 - Norme ISO 15489 (2001)
7.2 - Modèle européen MoReq2 (2008)
7.3 - Norme NF Z 42-013 (2008)
7.4 - Modèle de référence OAIS (2001)
8 - Conclusion

INTRODUCTION

Une partie des documents et des données qui sont produits au quotidien dans les entreprises doit être archivée pour être conservée pendant quelques années ou quelques décennies, afin de se conformer aux contraintes réglementaires ou pour constituer une documentation interne pour les équipes. C'était vrai dans l'environnement papier et c'est encore plus vrai dans l'environnement électronique. En effet, si les papiers savent plus ou moins se conserver tous seuls, les fichiers électroniques livrés à eux-mêmes sont rapidement inexploitables et illisibles. L'archivage électronique doit répondre aux problèmes posés par l'obsolescence des supports et des formats de codage, ainsi qu'à la nécessité d'identifier et de décrire les documents et les données numériques.
Pour l'entreprise, il s'agit d'anticiper le risque de non-disponibilité des données en cas de problème juridique ou technique, et de le faire au meilleur coût.
L'archivage électronique est aujourd'hui encadré par plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l'archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d'un système d'archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d'information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l'information numérique.

1. Qu'est-ce que l'archivage ?

Au premier abord, archiver, c'est simple : on stocke dans un lieu retiré les documents qui ne sont plus d'usage courant. Au premier abord seulement, car archiver n'est pas stocker et c'est bien dans la différence entre ces deux mots que l'on peut le mieux appréhender la problématique de l'archivage.
On stocke généralement des matériaux, des produits, des fournitures, des imprimés, c'est-à-dire des objets existants en X exemplaires en attendant de les utiliser, de les transformer, de les distribuer les uns après les autres, dans le cadre d'une activité industrielle, commerciale, administrative, etc. Chaque modèle est identifié et les exemplaires sont numérotés ou code-barrés pour une meilleure gestion des stocks, justement. Si dans un lot, un exemplaire est défectueux, on le remplace par le suivant car les différents éléments d'une série sont interchangeables.
Archiver, c'est autre chose. On archive des documents, c'est-à-dire des écrits, des traces qui résultent d'une transaction, d'une opération, d'une réflexion, qui s'est produite à un moment donné, dans un contexte donné, dans un lieu donné, avec des acteurs donnés. Chaque archive est donc un objet unique, qui a des coordonnées dans le temps et dans l'espace et qui, par conséquent, n'est pas interchangeable avec un autre. Archiver a pour but de préserver pour demain ou après-demain la valeur de preuve et de mémoire d'une information consignée aujourd'hui sur un support et dotée des signes de validation qui la rende authentique. Si un document n'a pas d'intérêt pour l'avenir, il n'y a aucune raison de le conserver, et donc aucun intérêt à l'archiver.
La loi du 3 janvier 1979 (révisée en 2008) donne la définition d'archives : « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité » et précise que « la conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».
Ce besoin de conserver la trace d'aujourd'hui pour agir demain n'est pas nouveau. Les éleveurs mésopotamiens du deuxième millénaire avant J.-C. notaient au fil du temps sur des tablettes d'argile le décompte de leurs troupeaux ; ces tablettes, archivées, c'est-à-dire rangées dans un endroit sûr, permettaient de mieux gérer les exploitations. De surcroît, 4 000 ans plus tard, elles nous racontent comment vivaient ces gens.
Pourquoi archive-t-on aujourd'hui ? En premier lieu, pour être en règle avec la loi car l'activité des entreprises est encadrée par des lois qui exigent la tenue et la conservation de certains documents, comme les procès-verbaux du Conseil d'administration ou les déclarations fiscales. Ensuite, on archive pour se prémunir contre une procédure judiciaire : toute fourniture de biens ou de services, toute action de rémunération est sujette à contestation tant que la prescription légale n'est pas échue. Pour tous les documents transactionnels, le délai de prescription équivaut à la durée d'archivage : 5 ans en matière de salaires, 5 ou 10 ans en matière comptable et commerciale, 30 ans après la fin de l'affaire pour toute opération mettant en cause des biens immobiliers. Pour des actes simples, on archive des pièces ; pour des actes plus complexes, on archive des dossiers, c'est-à-dire des ensembles de pièces (contrats, courriers, études, avec leurs justificatifs) qui peuvent apporter leur témoignage, individuellement et collectivement, en cas de besoin de reconstitution de l'affaire.
Enfin, on archive pour la mémoire : garder la trace de ce qui a été dit et fait pour ne pas avoir à le refaire dès lors que l'on est susceptible d'avoir de nouveau besoin des mêmes informations. C'est le cas des dossiers de brevets ou de projets non aboutis à une époque mais qui pourraient être relancés ; c'est le cas des études prospectives, des statistiques, des analyses scientifiques, etc.
À noter que la valeur d'un document archivé peut être à la fois légale et informative. Les plans d'un immeuble locatif sont soumis à la prescription civile de 30 ans mais sont aussi des documents de travail indispensables lorsque l'on veut réhabiliter l'immeuble vingt ans après. En n'archivant pas ces plans, on prend un double risque : risque juridique et risque de devoir payer (cher) la réfection des plans a posteriori.
Quand les documents archivés ont perdu leur valeur probante ou opérationnelle pour l'entreprise, ils conservent, pour une petite part d'entre eux, une valeur de mémoire collective, de témoignage sur l'entreprise, sur les personnes qui l'ont fait vivre, et participent à ce titre aux sources de l'histoire de la société. Ils sont alors versés aux archives historiques et, selon les délais de communicabilité définis par la loi, accessibles à tout public.
L'archivage est souvent associé à la GED (gestion électronique de documents) dans une relation pas toujours très claire : « archiver dans la GED », « GED documentaire ou GED d'archivage », « mettre en œuvre une solution de GED/archivage complète », etc. Si l'on conçoit l'archivage, basiquement, comme le stockage, dans un outil partagé d'une information avec sa fiche d'identité, la fonctionnalité d'archivage apparaît comme un prolongement de la période d'utilisation, afin de ne pas supprimer le document « au cas où ». Mais l'archivage au sens fort (avec cette notion ancestrale d'archives constituant des traces originales) est plus que cela : il doit permettre de maîtriser l'information jusqu'à sa destruction éventuelle, et donc de contrôler les critères de cette destruction (ou de la non- destruction). De ce point de vue, l'archivage s'oppose à la GED.
L'archivage est décrit dans ce dossier comme le processus qui va prendre en charge un document, au moment où il est terminé et validé et l'accompagner, le maintenir en bon état tout au long de sa vie, jusqu'à l'échéance de sa durée de conservation. Les étapes cruciales de l'archivage sont :
l'identification du document ou du dossier pertinent à archiver ;
la détermination de sa durée de conservation et du point de départ de ce délai ;
la description minimale de cet objet d'information pour pouvoir accéder rapidement à son contenu ;
le stockage proprement dit (dans un lieu adéquat) ;
la maintenance de l'accessibilité matérielle et intellectuelle pendant la période requise, qu'il s'agisse de quelques années ou de plusieurs décennies, voire de plusieurs siècles.
Il faut voir deux étapes clés dans le processus d'archivage : la première, plutôt courte, dynamique, qui consiste à faire passer le document à archiver de son environnement natif vers le système d'archivage et l'autre, plus consistante et qui peut être assez longue, qui vise à maintenir l'information archivée dans le temps. L'article « archivage électronique » de Wikipédia (qui convient du reste à l'archivage non électronique) distingue ces deux étapes par deux séries de verbes très éclairantes :
l'archivage de contenus électroniques est l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d'obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif ;
la conservation est l'ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés.

2. Enjeux de l'archivage dans le contexte électronique

Dans l'environnement papier, le processus d'archivage est rigoureux mais simple et il ne devient complexe que lorsque les archives elles-mêmes sont nombreuses, hétérogènes et de conservation longue. Les documents à archiver sont identifiés à l'aide d'un référentiel d'archivage qui recense les types de documents produits et leur durée de conservation, puis décrits et mis en boîtes ; les boîtes sont numérotées, placées éventuellement dans des conteneurs et stockées sur les rayonnages ad hoc dans des locaux présentant les conditions requises en termes de température, hygrométrie, éclairage, protection contre l'incendie et l'intrusion. Les mouvements d'entrée (versements) et sortie (élimination, communication) sont suivis à l'aide d'un outil informatique.
Avec l'électronique, la question de l'archivage doit être reposée et repensée. En effet, avec 90 % de l'information globale produite via des outils électroniques (bureautique, bases de données, sites Web, messagerie), l'électronique va devenir peu à peu le support naturel d'archivage. Il est logique, comme on l'a toujours fait, d'archiver les documents sous leur forme initiale de production et de validation.
Or, la forme des documents électroniques se révèle plus délicate à gérer que la feuille de papier ou le registre traditionnels. Certes, les systèmes électroniques produisent des fichiers simples, texte ou image, dont la logique de gestion sérielle est comparable à la gestion d'archives dans l'environnement analogique, mais ils produisent aussi, et de plus en plus, des données complexes parce que composites et hétérogènes, accompagnées de métadonnées :
d'un côté, le contenu mêle du texte, de l'image, du son, codés chacun avec un format spécifique ;
de l'autre, la structure et la présentation de ces données qui peuvent se référer à une feuille de style, à un modèle extérieur par lequel il faudra passer pour recomposer le document et le donner à voir à l'utilisateur.
On note aussi que la notion de dossier, matérialisée dans l'environnement papier par une chemise cartonnée, est complètement virtualisée dans l'environnement électronique : l'appartenance au dossier se gère par l'attribution d'un code ou identifiant de dossier commun aux différentes pièces du dossier sans que celles-ci aient besoin d'être physiquement regroupées.
Autre élément à prendre en compte : plus encore que dans l'environnement papier, l'information que l'on veut ou doit pérenniser n'est pas seulement le contenu du document ; ce peut être la date d'envoi ou la date de validation (qu'est-ce qui a été envoyé à qui et quand ?). Il faut donc gérer non seulement les contenus documentaires mais aussi le contexte de production et de diffusion, suivre le document à la trace au long de son cycle de vie.
D'une manière générale, et plus encore pour l'archivage, la grande révolution de l'électronique est que cette technologie dissocie le contenu et le support en faisant deux éléments distincts dont l'agrégation n'est plus naturelle : l'écrit est décomposé en code binaire et les trains de bit correspondants enregistrés sur une bande ou un disque, avec processus de recomposition du code en écrit intelligible lors de la lecture. De plus, l'utilisateur perd la vision globale de l'ensemble puisque, lorsqu'il voit le contenu sur un écran, il ne voit pas le support et inversement, lorsqu'il voit un disque, il ne peut en appréhender, même sommairement, le contenu.
Tout irait bien si ces processus de décomposition-recomposition étaient stables, disons au moins aussi stables que l'encre sur les parchemins médiévaux. Mais le grand défi du document électronique pour l'archivage est son instabilité dans le temps.
L'instabilité de l'information électronique se manifeste dans les formats et supports. La durabilité des uns et des autres est souvent plus courte que les durées de conservation requises. Les supports du type disque dur ou disquette ne sont pas du tout adaptés au stockage moyen ou long terme. Les cartouches et bandes magnétiques se maintiennent entre 15 à 30 ans. Certains supports optiques (cédérom, CD-WORM, DVD, DON WORM) annoncent une durabilité intrinsèque de 20 à 50, voire 100 ans pour le « Century disc » en verre trempé mais ce n'est pas le cas des formats.
À noter que ce problème n'est pas propre à l'électronique puisque la vidéo présente également une durée de vie limitée (quelques décennies) et des supports non lisibles à l'œil humain (ce qui reste malgré tout possible pour un film ou un microfilm). De ce fait, les premières bandes magnétiques 2 pouces de l'Institut national de l'audiovisuel (INA), en passe de devenir inexploitables, ont été numérisées il y a quelques années, bien que cette opération ne puisse être considérée comme définitive.
La conservation des supports n'est pas qu'un problème technologique. Des choix économiques peuvent intervenir chez les éditeurs soit en fabricant à moindre coût des produits de moindre qualité, soit en introduisant des composantes aux effets attractifs dans l'immédiat mais néfastes à la pérennisation, à l'instar des fabricants de papier qui utilisent du chlore pour le blanchir au détriment de sa conservation. Seules des normes peuvent interdire ou limiter les dérives du marché.
La durabilité des systèmes d'encodage de l'information, plus courte que celles des supports, est donc encore plus grave. Les formats d'enregistrement n'ont pas toujours inclus dans le passé, ni même encore aujourd'hui, la compatibilité avec les versions précédentes des logiciels et on trouve de nombreux exemples de disquettes ou de cédéroms en bon état physique mais illisible après 3 ou 5 années seulement de « non-consultation ».
S'ajoute à cela l'évolution des systèmes d'exploitation et des outils de lecture des données électroniques archivées. On trouve le cas de données stockées en bon état avec un système de codage connu et interprétable mais pour lesquelles le logiciel qui permet d'accéder aux supports n'est pas maintenu par l'éditeur... L'archivage, rappelons-le, est comptable du bon accès à l'information jusqu'à l'échéance de son intérêt probant ou informatif.
Un autre défi est la sécurité du document pour la préservation de son intégrité. Il est indispensable de sécuriser le document contre les manipulations indues lors de sa confection, de sa validation, de son stockage et de sa consultation, c'est-à-dire tout au long de son cycle de vie. La production et la conservation des archives papier requièrent aussi des mesures de sécurité et les siècles passés ont connu de nombreuses affaires de faux et de vols d'archives. Mais l'électronique, avec la malléabilité de l'écrit électronique et le développement des réseaux, exige de nouvelles mesures.
Enfin, avec l'électronique, le volume des données a explosé. Certes, la plus grande partie de l'information produite peut être éliminée à brève échéance (information périmée, éphémère, redondante...) mais il en reste, proportionnellement, des volumes toujours plus importants à archiver.
En résumé, l'archivage électronique, comparé à l'archivage traditionnel, s'est enrichi de trois aspects essentiels à un archivage de qualité :
une prise en compte des documents archivables dès leur production, selon les principes du records management (cf. § ) afin de contrôler valablement le cycle de vie ;
la pérennité des données numériques qui doivent rester lisibles pendant plusieurs années ou décennies, grâce, essentiellement, à une maîtrise permanente des formats ;
un dispositif de sécurité qui permette de préserver l'authenticité des documents émis et transmis, et d'assurer l'intégrité des fichiers numériques dans le temps, grâce à un contrôle rigoureux du processus de capture du système de production vers le système d'archivage et à une traçabilité au sein du système d'archivage.

3. Environnement réglementaire et besoins métiers
Pour l'archivage électronique de documents natifs (l'archivage au sens fort du terme), le point de départ législatif est la loi no 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique, loi qui transpose dans l'hexagone la directive du 13 décembre 1999 du Parlement européen sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques.
Cette loi modifie en profondeur le code civil français dont l'article 1316-1 est devenu « L"écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l"écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu"il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».
Un an plus tard est mis en place le dispositif de certificats électroniques lié à l'exercice et au contrôle de la signature électronique (décret no 2001-272 du 30 mars 2001). Le certificat électronique est joint à la signature et en garantit l'origine ; il est fourni par un tiers « prestataire de services de certification électronique » accrédité. Il établit le lien entre l'identité du signataire et la clé publique qu'il utilise.
Depuis, la réglementation française s'enrichit régulièrement de nouveaux textes qui précisent pour tel ou tel domaine ou action les conditions d'admissibilité en preuve d'écrits électroniques archivés et conservés électroniquement.
Les principaux textes sont les suivants.
Le nouveau code des marchés publics (voir décret no 2002-692 du 30 avril 2002 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics) prévoit que, depuis 2005, les collectivités et services publics doivent être équipés pour diffuser leurs appels d'offre sous forme électronique et pour recevoir les offres des fournisseurs sous forme numérique. Sont concernés tant les documents transmis aux prestataires (règlement de consultation, cahier des charges, documents complémentaires) que les réponses (dossiers de candidature et offres).
Depuis juillet 2003, les factures peuvent être émises et conservées sous forme électronique, grâce à l'usage d'un certificat électronique non qualifié (moins lourd techniquement et administrativement parlant que le certificat initial). L'article 289 bis du code général des impôts CGI précise : « Les factures transmises par voie électronique dans les conditions prévues aux articles 289-V et 289 bis du CGI tiennent lieu de facture d'origine pour l'application des articles 286 et 289 du même code. Elles doivent donc être conservées dans leur format original dans les délais et conditions prévus par l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales.
La loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique (LCEN) apporte quant à elle un complément à l'article 1108 du code civil : « Lorsqu"un écrit est exigé pour la validité d"un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 et, lorsqu"un acte authentique est requis, au second alinéa de l"article 1317. »
Un décret du 16 février 2005 stipule que « les contrats conclus par voie électronique dont le montant est supérieur à 120 euros doivent obligatoirement faire l'objet d'un archivage ». Il est précisé que « la durée de conservation est de 10 ans à compter de la conclusion du contrat lorsque la livraison du bien ou de la prestation est immédiate ».
Diverses ordonnances de l'année 2005 s'efforcent de simplifier l'accomplissement de certaines formalités contractuelles par voie électronique ou de faciliter les échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives (ce que l'on appelle la e-administration ).
En 2005 toujours, un décret du 10 août prévoit la possibilité de passer des actes notariés sans le recours au papier : « Le notaire qui établit un acte sur support électronique utilise un système de traitement et de transmission de l'information agréé par le Conseil supérieur du notariat et garantissant l'intégrité et la confidentialité du contenu de l'acte. L'acte doit être signé par le notaire au moyen d'un procédé de signature électronique sécurisée... L'acte établi sur support électronique doit être conservé dans des conditions de nature à en préserver l'intégrité et la lisibilité ».
Un décret du 4 janvier 2006 fixe à 20 ans la durée de conservation des données de santé stockées chez des hébergeurs.
Enfin, l'instruction fiscale du 11 janvier 2007 précise les conditions dans lesquelles les entreprises qui créent et conservent, sous forme électronique, des factures qu'elles transmettent à leurs clients sur support papier peuvent être dispensées de l'obligation de conserver sous forme papier le double des factures ainsi transmises. Ce texte présente un intérêt tout particulier car il distingue de manière très pertinente l'intégrité technique (le fichier numérique ne doit pas être modifié d'un iota ) et l'intégrité de l'information en permettant que l'exemplaire conservé par l'émetteur de la facture se limite aux seules informations de contenu se rapportant aux mentions obligatoires devant figurer sur les factures et abandonne les logo, bandeau publicitaire ou fond de page qui figurent sur l'original expédié au client mais qui alourdissent le procédé et le coût de la conservation.
Il est convenu de distinguer les documents techniques et scientifiques des documents de nature juridique, bien que la frontière entre les deux ensembles soit loin d'être étanche. En effet, un dossier de conception d'une automobile, ou un rapport d'exploration du sous-sol, ou encore un dossier médical est un document qui sert d'abord aux équipes métiers mais qui peut être aussi produit comme pièce justificative lors d'un contentieux. Les qualificatifs de techniques ou scientifiques et juridiques ne sont pas exclusifs et il ne serait pas logique de gérer les uns et les autres de manière totalement déconnectée.
Les exigences d'archivage pour les documents métiers (juridiques et techniques) recoupent celles des documents des fonctions supports (comptabilité, dossiers du personnel, gestion des locaux...), notamment en terme de sécurité et de droit d'accès (niveau de sécurité et de confidentialité variable selon les contenus). Les durées de conservation sont parfois liées à des durées réglementaires, parfois définies par les équipes, avec des durées de quinze ou vingt ans qui ne sont pas des durées légales. Les deux différences essentielles entre les documents métiers et ceux des fonctions support sont, d'une part, les formats des données, qui sont souvent spécifiques à l'activité et beaucoup plus variés et, d'autre part, le besoin d'accès permanent et rapide, ce qui rapproche la démarche d'archivage des documents métiers de celle de la documentation technique des projets de gestion des connaissances (knowledge management ).

4. Réponses techniques
La conservation des supports d'archives a pour but la conservation des informations qui y sont enregistrées dans une optique de restitution à l'identique à l'utilisateur à une date ultérieure plus ou moins éloignée. Dans l'environnement électronique, le support physique existe toujours (disque, bande...) mais la conservation du support d'archives est passée d'un problème de stockage dans des conditions physiques appropriées à une problématique de maintenance d'une chaîne matérielle et logicielle potentiellement complexe.
Sont donc concernés : les systèmes de codage et d'organisation de l'information (contenu propre, métadonnées), les supports de stockage et les outils de gestion et de restitution des données archivées (sécurité, pilotage des migrations, accès). Différents scénarios sont possibles qui doivent être arbitrés en fonction du rapport qualité/coût, le terme qualité englobant ici la satisfaction des exigences légales et les besoins de disponibilité des données dans l'entreprise.
En ce qui concerne les formats de codage, la question se pose autant en termes de versions successives des produits qu'en termes d'éditeur et de propriété des formats. Le caractère propriétaire des logiciels de codage et les risques de disparition des éditeurs font planer une ombre certaine sur la pérennité des archives dépendantes d'un logiciel non maîtrisé.
Le recours à des formats de codage, d'échange ou de présentation des données qui sont soit des normes validées par les instances internationales (ASCII, JPEG, HTML, XML, etc.), soit des standards de fait en raison de leur ouverture (PDF, DXF) est donc un minimum.
Les deux formats les plus souvent cités pour l'archivage sont XML et PDF.
Le format PDF (Portable Document Format ) est initialement un format propriétaire mais qui a su s'imposer, la publication des sources ayant gagné la confiance des utilisateurs. Une déclinaison du format pour l'archivage a été lancée il y a quelques années et le format PDF/A (A pour Archive) a été validé en 2005 par l'ISO avec la norme ISO 19005-1. Le PDF/A est basé sur la version PDF 1.4 qui, entre autres, exclut les objets dynamiques, interdit le recours au chiffrement des objets archivés et impose l'utilisation de métadonnées. Il existe deux niveaux de formats PDAF/A : PDF/A – 1a, complet, et PDF/A – 1b restreint et plus léger. ISO 19005-1 précise également la façon de développer un outil de visualisation de fichiers conformes au format PDF/A. Les spécifications détaillées représentent près de 1 000 pages... Le format PDF/A est aujourd'hui reconnu et adopté à l'échelle internationale. En France, il figure en bonne place pour l'échange et la conservation de documents dans le Référentiel général d'interopérabilité RGI de la DGME (Direction générale de la modernisation de l'état).
XML (eXtensible Markup Language ou langage de balisage extensible), diffusé par le World Wide Web Consortium (W3C) est le format privilégié, là encore, aussi bien pour l'échange que pour la conservation des documents à contenus balisés. XML fête en 2008 ses 10 ans, décennie qui a vu le développement de nombreuses DTD (Définitions de Types de Documents ) et de nombreux schémas XML.
L'archivage et la conservation à long terme des fichiers en 3D, notamment dans l'industrie et dans les sciences géographiques et géophysiques, est encore au stade expérimental.
Le choix du ou des supports successifs d'archivage repose sur plusieurs arguments :
en premier lieu, la durée de conservation légale ou souhaitée de l'information archivée car on ne procède pas de la même façon pour les documents éliminables au bout de 5 ou 10 ans et pour les documents à conservation illimitée ;
en second lieu, les droits d'accès, la fréquence de consultation et l'urgence de l'accès (certaines données archivées peuvent supporter un temps d'accès de quelques heures, selon le contexte de la consultation).
Les volumes de données entrent également en ligne de compte.
Enfin, le choix est aussi contraint ou favorisé par l'offre du marché qui continue à se développer et à se préciser.
En matière de supports d'archivage, il existe aujourd'hui deux types de solutions plus ou moins concurrentes :
les supports optiques WORM (DON, CD, DVD...) ou WORM physique ; c'est la solution initialement préconisée par la norme NF Z 42-013 mais plus la seule aujourd'hui (cf. § ) ; le disque optique non réinscriptible permet la conservation sans modification possible du document ; la durabilité du support est bonne (plusieurs décennies) mais doit tenir compte de la durabilité plus faible des formats et des lecteurs (environ 5 ans) ;
les baies de stockage à base de disques magnétiques non réinscriptibles ou WORM logique ; cette solution, plus récente, présente notamment des avantages de rapidité d'accès aux données et la possibilité de supprimer des fichiers (les données archivées doivent être détruites à l'issue de leur durée réglementaire de conservation ou lorsqu'elles sont périmées) ; la sécurité est garantie par une duplication systématique des données ; le contrôle d'intégrité des fichiers est garanti par un dispositif de cryptage.
Le concept de « coffre-fort électronique » constitue également une réponse à la problématique du stockage électronique sécurisé, d'où l'offre croissante des tiers-archiveurs dans ce sens.
La stratégie de conservation dépend aussi de la fréquence de consultation, selon les bons principes de l'ILM (Information Lifecycle Management ). Pour les fichiers clos, peu volumineux mais fréquemment consultés, l'archivage en ligne, c'est-à-dire la pérennisation des fichiers archivés sur les serveurs actifs, peut se révéler intéressant, les archives bénéficiant des mêmes opérations de sauvegarde et des mêmes opérations de mise à jour des systèmes.
Pour le très long terme, on est aujourd'hui encore dans l'incertitude et une des solutions est d'archiver les données « à plat », en format ASCII, accompagnées de leur documentation, afin de pouvoir « remonter » les bases de données ultérieurement lors des besoins de consultation. Mais ce système peut paraître bien lourd. C'est toutefois la solution retenue prudemment par les Archives nationales (Centre des archives contemporaines de Fontainebleau) pour l'archivage des grands fichiers statistiques nationaux soumis à un délai de communicabilité lui-même très long : recensements INSEE, bases de données ministérielles visées par le secret statistique pendant 100 ans.
Les outils logiciels de gestion des données archivées font partie du système d'archivage dans la mesure où ils sont indispensables à l'identification des fichiers et à la restitution, écran ou papier, de l'image des documents, restitution qui peut passer par une recomposition d'éléments stockés séparément. Dans ce cas, la qualité du support physique de stockage et la maîtrise du décodage des données sont insuffisantes à garantir une représentation fidèle du document, si le dispositif de restitution n'est pas adapté.
La question des logiciels libres, versus les logiciels propriétaires, reste ouverte car on n'a pas aujourd'hui le recul nécessaire pour juger de la performance et du coût des diverses solutions sur le long terme. Par ailleurs, on peut se demander comment sera assumée la responsabilité des évolutions apportées progressivement à ces logiciels. Quels que soient les systèmes, l'archivage électronique exige une vision globale des différentes composantes de la chaîne matérielle et logicielle, une démarche de maintenance et aussi une réactivité à l'évolution de l'environnement technologique.
La pratique de l'archivage traditionnel nous a habitués à rechercher un support « pour la vie » avec l'idée que, idéalement, il ne doit pas y avoir de changement matériel entre le moment de la fixation de l'information, moment de la création de l'archive, et celui de son utilisation ultime, cette permanence étant le gage même du caractère authentique de l'information archivée, de sa valeur d'« original ». Toutefois, l'environnement électronique remet en cause cette vision des choses car, avec la dissociation du support et du contenu, la notion de document original est transposée dans la possibilité de garantir l'intégrité et la fidélité de l'information. Le groupe de travail international InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in electronic Systems – Université de Colombie-Britannique à Vancouver) a établi le principe selon lequel « Conserver un document électronique est à proprement parler impossible ; seule la capacité de le reproduire peut être préservée ». L'évolution est d'importance car, dès lors, ce n'est plus tant le support parfait que l'on recherchera mais l'intégrité du contenu d'information, garanti par la traçabilité des objets et des systèmes. Comme le dit remarquablement Me Isabelle Renard : « L'original est mort, vive la trace numérique ! ».
La pérennité de l'information numérique est indissociable aujourd'hui de la migration sécurisée des données, d'un support à l'autre, d'un format à l'autre, autant de fois que la durée totale de conservation l'exigera. La migration d'archives consiste à « transférer des documents d'un système à un autre en préservant leurs caractéristiques, c'est-à-dire « leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité » (définition norme ISO 15489, cf. § ). Sur les différents types de migrations, voir plus loin le modèle OAIS (§ ).
À partir du moment où le transfert physique des données d'un système ou d'un support d'origine à un autre est admis, la qualité de la conservation dépend du contrôle des opérations de transferts : pour que l'objet restitué soit recevable, il faut pouvoir prouver qu'aucune altération de structure, de contenu et donc de sens n'a été effectuée. Il s'agit donc de tracer toutes les étapes, non seulement d'enregistrement initial mais aussi de migration, et également de consultation. C'est le rôle de l'historique des événements ou journal des événements que prévoit aussi bien le modèle MoReq2 (cf. § ) que la norme NF Z 42-013 (cf. § ).

5. Aspects organisationnels et acteurs de l'archivage électronique
Face à cet environnement technique mouvant, les aspects organisationnels de l'archivage ne doivent pas être négligés. La question de la capacité de stockage et de la durabilité des supports n'est pas la toute première à poser.
Il convient de définir avant toute chose ce que l'on veut archiver et pourquoi, c'est-à-dire quels groupes de données et pour quelle finalité. Cette démarche suppose de connaître le périmètre de l'information produite au sein de l'entreprise, par qui et pour quelle raison elle est émise et, par conséquent, sa valeur de preuve et de mémoire. Une partie seulement de la production (interne et externe) requiert d'être archivée ; parmi cet ensemble, une part requiert un archivage court terme (2-5 ans), une autre part un archivage moyen terme (une dizaine d'années) et une troisième partie un archivage long terme ou très long terme (30 ans ou indéfini).
On peut ainsi cartographier, sous forme de cercles concentriques, les différents niveaux d'archivage à organiser et adapter les solutions techniques et les classes de service aux besoins de l'entreprise.
La mise en œuvre de ce processus global d'archivage présente quelques aspects critiques :
le recensement des documents et objets de données produits ou reçus, tâche d'autant plus délicate que la taille de l'entreprise est importante et sujette à des réorganisations et que les applications sont nombreuses et pas toujours contrôlées par la DSI (Direction des systèmes d'information) ;
l'évaluation de la valeur juridique des documents car tous les documents d'entreprise n'ont pas une durée légale de conservation ; dans un certain nombre de cas, la durée de conservation est établie après analyse de la valeur d'information du document (qui peut être très faible dans les années qui suivent la production du document et « se réveiller » plus tard) ; cette décision est souvent prise par analogie avec d'autres documents au sein d'un même « dossier » (pièces conservées en tant que pièces justificatives d'un processus de décision) ;
la redondance de l'information entre plusieurs documents et la multiplication des exemplaires : exemplaires de référence et exemplaires de travail, versions successives, mises à jour par écrasement ou par accumulation des données ;
le repérage de séries documentaires logiques dans la mesure où la forme même des documents évolue au gré des habitudes de travail des équipes et des outils de production ou de diffusion de l'information ; fiche cartonnée, formulaire bureautique, courrier électronique peuvent se succéder dans le temps pour tracer la même opération technique ou administrative, masquant ainsi l'homogénéité de la série documentaire qui continue, quel que soit le support, à relever des mêmes règles d'archivage ;
le sort final des données archivées ; à la fin de la durée de conservation, la majeure partie des documents ou données est détruite tandis que les plus pertinents vont alimenter les archives historiques. Il est important pour l'économie de l'archivage d'éviter les coûts de stockage inutiles et la présence d'informations non fiables dans les résultats de recherche.
La mise en œuvre de l'archivage électronique nécessite l'intervention de plusieurs acteurs.
Tout d'abord, l'archivage a besoin d'un coordinateur, d'un chef d'orchestre, pour piloter le projet, établir les documents de référence, rapporter à la hiérarchie les questions de risques et de coûts qui méritent arbitrage, sensibiliser les utilisateurs, accompagner le déploiement de la solution, auditer le fonctionnement du système et les résultats obtenus.
L'élaboration des règles de gestion des documents archivés requiert l'intervention, d'une part des métiers et des qualiticiens, d'autre part des juristes. Les règles de sélection des informations à archiver, de conservation, d'accès, de destruction, doivent tenir compte à la fois de l'environnement réglementaire, de l'analyse de risque dans le contexte spécifique de chaque entreprise et des besoins d'information des métiers, étant entendu que tous ces paramètres peuvent évoluer avec le temps.
Troisième groupe d'acteurs : les techniciens qui, tout au long du cycle de vie des données, contrôlent l'adéquation et la performance des outils de stockage et de gestion, et réalisent les opérations de capture, de sécurisation, de migration, de restitution et de destruction.
On pourrait ajouter à la liste les utilisateurs du système qui ont un rôle à jouer et une part de responsabilité dans l'identification des informations à archiver et dans le respect des règles de consultation.
Compte tenu du caractère transverse de l'archivage dans l'entreprise, l'engagement de la direction générale, seule légitime à empêcher le cloisonnement des processus, est indispensable à la réussite du projet.
À noter que les acteurs peuvent être internes ou externes, selon les tâches, et peuvent intervenir de manière permanente ou ponctuelle.

6. Coûts de l'archivage électronique
Certes, l'archivage a un coût pour l'entreprise et on entend souvent dire que l'archivage électronique est onéreux. Mais le « non-archivage », avec ses conséquences juridiques et organisationnelles a également un coût.
Le coût de l'archivage recouvre plusieurs composantes et ne peut être apprécié comme un tout. Il convient de distinguer les coûts techniques, les coûts humains et le risque financier encouru par un défaut d'archivage.
Les coûts techniques de l'archivage électronique comprennent :
l'acquisition et l'enregistrement des objets de données dans le système d'archivage ;
les dispositifs de sécurité (signature, horodatage...) ;
les supports de stockage, supports initiaux et supports de remplacement lors des migrations ; ce poste de coût, sans être négligeable, bénéficie théoriquement de la baisse générale des coûts des supports de stockage, couplée à la croissance exponentielle des capacités de stockage ; toutefois, cette baisse peut être « compensée » par l'accroissement encore plus phénoménal du volume des données archivées... ;
les opérations de migrations technologiques, qui sont d'autant plus coûteuses si, faute d'anticipation dans l'identification des fichiers, elles ne peuvent être automatisées ; ces opérations incluent les tests de contrôle de la qualité des migrations ;
les outils de gestion des opérations d'archivage et de maintenance (et la maintenance même de ces outils...).
Il faut y ajouter les aspects sécurité qui sont globalement les mêmes que ceux du système d'information dans son ensemble, le système d'archivage se présentant comme un sous-ensemble du système d'information.
L'audit du système d'archivage électronique en vue d'une certification a également un coût.
Les coûts humains liés à l'archivage électronique sont :
l'identification et/ou l'élaboration de référentiels et de procédures pour l'identification des documents et objets de données à archiver et la définition de leur durée de conservation, ainsi que la maintenance de ces documents de référence face à l'évolution juridique et organisationnelle de l'entreprise ;
la définition des métadonnées pertinentes pour l'archivage, en fonction du contexte de création et de l'usage prévisible des données ;
l'indexation manuelle, lorsque l'indexation ne peut être automatisée : résumés, choix de mots-clés, signalement des documents liés ;
les recherches complexes de documents ou de données (documents anciens, utilisation secondaire des documents, évolution du vocabulaire, etc.) ;
la mise en œuvre du sort final des documents et des données : sélection, validation, contrôle de la destruction (destruction des originaux et des copies) ; transfert à une institution archivistique ;
le contrôle des procédures d'acquisition d'enregistrement, d'identification, de recherche, de destruction ;
le pilotage du projet et l'audit du système.
Le programme paraît ambitieux et il l'est, car les archives d'une entreprise forment un ensemble de données considérables. Surtout, cet ensemble n'est pas monolithique, toutes les informations archivables ne sont pas d'égale importance, au plan légal, stratégique ou opérationnel. La politique d'archivage doit prendre en compte la valeur (ou plutôt les valeurs) des documents et données à archiver, les hiérarchiser et établir des priorités globales de traitement. Il s'agit d'arbitrer entre le coût positif de l'archivage et le coût négatif de l'indisponibilité des données, par suite d'un non-archivage ou d'un archivage insuffisamment sécurisé.
Cette approche fait ressortir la notion d'archives vitales, définies comme les archives absolument nécessaires à une entreprise pour redémarrer son activité au lendemain d'un sinistre. Les archives vitales ne se confondent pas avec les archives légales : un fichier de clientèle n'est pas un document légal mais sa valeur stratégique est évidente. Les critères importants ici sont l'originalité de l'information, sa valeur ajoutée et la confidentialité.
À côté des archives vitales, on peut distinguer les archives utiles, qu'il serait possible, le cas échéant de reconstituer, moyennant un certain coût (un acte notarié dont le notaire pourrait, le cas échéant, fournir une nouvelle expédition, un document déposé auprès de l'Administration dont on peut obtenir une copie, etc.), et les archives de confort, dont la disparition serait gênante pour les collaborateurs mais finalement peu dommageable (documentation de travail, archives à faible valeur ajoutée).
Vis-à-vis de ce critère de valeur stratégique, l'archivage fonctionne un peu comme une assurance : l'investissement matériel et intellectuel de l'archivage est la garantie de la restitution de l'information au cas où l'on en a besoin. L'importance de cet investissement est donc indexée sur l'importance des documents pour la vie de l'entreprise.
Les coûts négatifs incluent les sanctions consécutives à un audit non satisfaisant et les conséquences financières de la perte d'un procès due à l'impossibilité de produire une pièce devant une juridiction, à quoi s'ajoute le déficit d'image de marque consécutif à l'échec.
Enfin, le coût global d'archivage doit intégrer, en positif, les gains de temps réalisés dans la recherche d'information lorsque l'archivage est pertinent, par opposition au temps « perdu » à rechercher des documents mal archivés parce que mal identifiés, mal référencés ou enregistrés sur un support déficient.
Un plan global d'archivage tient compte de l'hétérogénéité des archives dans l'entreprise : certains documents requièrent un archivage électronique hautement sécurisé ; dans d'autres cas, une duplication des données est aussi efficace et moins onéreuse qu'une conservation unique ultrasécurisée ; pour les archives de très longue conservation avec une consultation très faible (comme les bulletins de salaires conservés 50 ou 60 ans pour la justification des droits à la retraite), le microfilm peut se révéler moins onéreux que l'électronique, surtout si on peut coupler les deux technologies pour la consultation ; enfin, même pour des documents électroniques natifs, il ne faut pas exclure l'archivage papier qui, pour des documents peu volumineux à consultation linéaire (du premier au dernier), peut s'avérer le plus intéressant ou le moins risqué.
Il n'y a pas de solutions d'archivage électronique a priori : il y a des solutions technologiques et des démarches organisationnelles à mettre en œuvre en fonction de besoins spécifiques.
Les problématiques d'archivage comportent souvent la gestion d'un stock non maîtrisé, cas de figure classique avec les archives papier entassées dans les caves, mais de plus en plus fréquemment également avec les piles de disques amovibles ou de bandes de sauvegarde que l'on ne sait plus relire avec les outils courants. La récupération et le traitement de ce stock, de ce passif, s'ils sont jugés nécessaires, doivent faire l'objet d'un sous-projet à part, avec son coût spécifique.
Le traitement du stock s'avère souvent lourd et long (on s'approche de l'archéologique numérique...) ; sauf événement critique, il est rarement vital de lui donner la priorité. Du reste, commencer par là conduit en général à ralentir le vrai projet d'archivage vivant et à laisser se constituer un nouveau passif...

7. Quatre principales normes pour l'archivage électronique
7.1 Norme ISO 15489 (2001) 7.2 Modèle européen MoReq2 (2008) 7.3 Norme NF Z 42-013 (2008) 7.4 Modèle de référence OAIS (2001) 7.4.1 Modèles d'information et fonctionnel 7.4.2 Pérennisation et interopérabilité
La dernière décennie a procuré aux professionnels et aux praticiens de l'archivage électronique une série de textes de référence, comblant ainsi un vide qui commençait à se faire sentir.
Nous présentons ici quatre textes :
la norme internationale ISO 15489 sur le Records management ;
le modèle européen MoReq2 pour la maîtrise de l'archivage électronique au sens du records management ;
la norme française 42-013 sur la conservation et l'intégrité des documents numériques ;
le modèle OAIS sur l'archivage des données spatiales.
7.1 Norme ISO 15489 (2001)
La norme ISO 15489 s'intitule (en français également...) « norme sur le records management ». Mais c'est bien d'archivage dont il est question, d'archivage en général, donc aussi d'archivage électronique.
Il s'agit de prendre en charge les documents et données résultant de l'activité de l'entreprise, depuis leur validation jusqu'à l'extinction de leur valeur probante et/ou de leur utilité interne. Il s'agit d'organiser l'archivage dès la validation de l'information, dans un but de responsabilité et d'efficacité au service de l'entreprise. Dans le langage courant, l'expression « archivage légal » est utilisée dans ce sens. Cependant, stricto sensu, l'archivage n'est pas « légal » ; certes la loi impose la conservation de certains documents et de certaines données mais ne se prononce pas sur les moyens. Il est donc plus exact de parler d'« archivage à des fins de preuve ».
Cette norme internationale sur le records management trouve son origine dans la norme nationale australienne sur le même thème, publiée en 1995 et présentée à l'ISO en raison de son succès.
La définition officielle du records management (dans la norme) est : « Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents ».
En amont, le records management ne gère pas la documentation de travail (non validée) ; en aval, il ne gère pas les archives historiques.
Pratiqué dans les pays anglo-saxons depuis plusieurs décennies, le records management tend aujourd'hui à s'imposer universellement. En effet, avec l'électronique, on ne peut plus attendre que les documents ou les données ne soient plus d'usage courant pour réfléchir à leur archivage. C'est bien au moment de la création des données que l'archivage doit être pensé. Ainsi, pour des bases de données, les contraintes dues à l'archivage (identification, métadonnées, migrations) ont intérêt à être prises en compte dès la définition du modèle de données, voire de l'architecture technique du système, faute de quoi, l'archivage exigera de modifier ou de reconstituer des données, avec les risques et les coûts associés.
ISO 15489 n'est pas une norme technique. Sa cible est très large : les décideurs, les professionnels de l'information, les responsables des systèmes et, plus généralement, toutes les personnes physiques ayant la responsabilité de produire ou de conserver des informations de preuve et de mémoire. Les responsabilités et les compétences en matière de records management sont définies et attribuées à tous les niveaux de collaborateurs.
Les objectifs de la norme sont assez ambitieux :
organiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme ou entreprise dans l'exercice de ses activités ;
encadrer la responsabilité des entreprises ou organismes vis-à-vis de la loi, de ses collaborateurs, de ses partenaires, de la collectivité ;
s'assurer que les systèmes d'information produisent des documents fiables en accord avec les normes qualité ISO 9001 et ISO 14000 ;
gérer l'information au meilleur coût.
Au terme de la norme, le records management a pour tâche :
de définir quels documents doivent être créés pour chaque type d'activité et quelles informations doivent y figurer ;
de dire sous quelle forme et quelle structure les documents doivent être produits et archivés, et quelles technologies doivent être utilisées ;
de définir les métadonnées nécessaires ;
de déterminer les besoins de consultation et les durées de conservation en se conformant aux exigences légales et réglementaires ;
d'évaluer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probants ;
de rechercher l'amélioration de la rentabilité, l'efficacité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d'organisation ou de gestion des documents.
Le système d'archivage (records management system ) doit notamment présenter des caractéristiques de fiabilité (tous les documents de l'entreprise sont intégrés systématiquement), d'intégrité (contrôle d'accès, de la validité, de la destruction et de la sécurité) et de conformité avec l'environnement réglementaire et les exigences de l'entreprise.
La norme préconise une démarche de mise en œuvre d'un projet de records management en huit étapes, selon la méthode élaborée par les records managers australiens et appelée DIRKS.
1. Enquête préliminaire : le records management tient compte de l'environnement réglementaire défini par la législation dans les domaines administratif et judiciaire et de la réglementation spécifique du secteur d'activité concerné, ainsi que des lois et règlements relatifs aux archives, à l'accès à l'information, au respect de la vie privée, à la notion de preuve, au commerce électronique et à la protection des données ; s'y ajoutent les normes en vigueur et les procédures internes.
2. Analyse des activités : identifier et documenter toutes les fonctions, activités et opérations et les hiérarchiser dans un plan de classement des activités ; lister les documents qui procèdent de chaque grande fonction, de chaque activité au sein d'une fonction, de chaque opération au sein d'une activité.
3. Identification des exigences archivistiques : analyse de l'environnement réglementaire de l'organisme ou de l'entreprise en matière de conservation pour évaluer le risque qu'il y aurait à ne pas produire ou à ne pas conserver les documents.
4. Évaluation des systèmes existants (systèmes d'archivage et autres systèmes de gestion de l'information liés).
5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques : adopter principes, normes, procédures et pratiques requises vis-à-vis de ces exigences.
6. Conception d'un système d'archivage qui intègre la stratégie et les procédures de la norme ; le cas échéant, redéfinir des méthodes de travail et les systèmes opérationnels et de communication.
7. Mise en œuvre d'un système d'archivage selon une démarche de gestion de projet.
8. Contrôle a posteriori : audit du projet.
Les trois premières étapes sont spécifiques au records management, les autres sont plus ou moins communes à tout projet de gestion de l'information. Il faut souligner que cette méthode vise à la mise en place d'un système d'archivage électronique pour le flux et n'intègre pas la gestion du passif qui doit être géré à part (voir ci-avant).
Concernant les métadonnées du records management, il convient de mentionner la récente norme ISO 23081 encore peu diffusée.
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7.2 Modèle européen MoReq2 (2008)
MoReq2, publié par la Commission européenne en février 2008 constitue une mise à jour d'un premier document de référence publié en 2001 sous le titre MoReq pour Model Requirements for the Management of Electronic Records »/Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique.
MoReq2 peut être consulté en anglais à l'adresse : http://www.moreq2.eu/. La traduction française prise en charge par la Direction des archives de France sera disponible à partir de décembre 2008.
MoReq décrit les fonctionnalités d'un système d'archivage électronique (SAE) selon les principes du records management, c'est-à-dire ce que doit savoir-faire un outil d'archivage pour assurer la conservation, la traçabilité et l'intégrité des documents numériques qui présentent une valeur de preuve ou de mémoire pour une entreprise.
L'exigence d'archivage électronique peut se résumer à une simple phrase : identifier les informations dont on aura besoin demain, les capturer dans un système et les y conserver de manière fiable et sécurisée pendant toute la durée requise en permettant et en contrôlant l'accès aux informations archivées.
La mise en œuvre de cette exigence globale peut en revanche conduire à la prise en compte de très nombreux éléments, d'autant plus nombreux si l'entreprise est importante, si l'environnement réglementaire est contraignant ou si les documents archivés sont hétérogènes.
MoReq s'appuie sur quelques concepts fondamentaux parfaitement en phase avec les principes du records management, notamment les notions de :
« record », document validé, sélectionné, archivé et sécurisé pour sa valeur de preuve et de mémoire, notion opposée à celle du document non figé ou non validé, utile à l'utilisateur mais sans valeur particulière pour l'entreprise ;
plan de classement qui ordonne les dossiers de manière structurée ; les bonnes pratiques veulent que cette structure reflète les activités de l'entreprise ou de l'organisme ;
capture qui est le processus d'entrée des documents dans le système, avec quatre étapes : l'enregistrement (attribution d'un identifiant unique), le rattachement au plan de classement, l'ajout de métadonnées et l'affectation d'une zone de stockage dans le système d'archivage ;
métadonnées d'archivage qui sont des informations structurées ou semi-structurées qui permettent la création, la gestion et l'utilisation des documents archivés au cours du temps ;
historique des événements qui sont des informations sur les opérations ou autres événements qui concernent ou modifient les entités gérées (les données et les métadonnées), suffisamment détaillées pour permettre une reconstitution des opérations passées.
Le système d'archivage électronique vise potentiellement la totalité des documents de l'entreprise. Aujourd'hui, les documents électroniques peuvent être de formats variés, produits par des auteurs différents et peuvent être reçus sous forme de pièces isolées ou sous forme de dossiers. Ils peuvent arriver via divers canaux de communication, c'est-à-dire le réseau local (LAN), un réseau étendu, la messagerie, le fax, le courrier postal (avec scan), à des fréquences et avec des volumes variables. La capture des documents requiert un système souple doté de contrôles pertinents, de sorte que les diverses exigences soient respectées.
Le processus de capture du SAE doit posséder les fonctionnalités suivantes :
enregistrer et gérer tous types de documents quelles que soient la méthode de codage et les caractéristiques techniques de production ;
s'assurer que les documents archivés sont reliés au plan de classement et rattachés à un ou plusieurs dossiers ;
prendre en compte l'application qui a produit le document ;
contrôler et valider la saisie des métadonnées dans le SAE.
Lorsqu'un document possède plusieurs versions, le SAE doit permettre aux utilisateurs de choisir au moins une des actions suivantes :
archiver toutes les versions du document comme une seule entité ;
archiver une seule version du document ;
archiver chaque version séparément.
Le SAE doit comporter la possibilité d'extraire automatiquement des métadonnées des documents au moment de leur capture. Le système d'archivage doit permettre de définir différents jeux de métadonnées pour différents types de documents électroniques.
Les évolutions organisationnelles doivent être prises en compte dans les fonctions de maintenance du système : changement du nombre d'utilisateurs, accroissement de la demande en capacité de stockage, restauration en cas de défaillance du système, surveillance des erreurs système. Par ailleurs, le SAE doit fournir à l'administrateur des outils de reporting souples pour évaluer par exemple :
le nombre de dossiers, sous-dossiers et documents archivés pendant telle période ou relativement à telle activité ;
les pratiques et fréquences de consultation pour les dossiers, sous-dossiers et documents.
Le succès d'un système ne repose que sur ces fonctionnalités. Certaines exigences non fonctionnelles sont indispensables à la réussite du système : facilité d'utilisation, performance et évolutivité, disponibilité du système, normes techniques, conformité à l'environnement législatif et réglementaire, externalisation et recours à des tiers, conservation à long terme et obsolescence technologique.
MoReq2 met à jour et complète MoReq. Le nouveau texte compte 330 pages et près de 800 exigences pour un système d'archivage électronique complet... Cependant, MoReq2, à travers l'exposé des concepts fondamentaux de l'archivage, peut se révéler très utile dès le démarrage d'un projet.
En matière de fonctionnalités du système, les points forts de MoReq2 sont les suivants.
1. Le système d'archivage électronique doit gérer les documents archivés dans un cadre structuré, au travers d'un plan de classement hiérarchique de toutes les données de l'entreprise. Ce plan de classement identifie les dossiers à archiver et les organise en séries, ou les subdivise en sous-dossiers ou en volumes qui contiennent eux-mêmes les documents ; chaque entité documentaire reçoit, lors de sa capture dans le système d'archivage, un identifiant unique et est rattachée à une règle de conservation/destruction qui précise son devenir à échéance de la durée de conservation ; le plan de classement et les règles de conservation/destruction des documents archivés doivent être élaborés par l'entreprise préalablement à la mise en place du système d'archivage ; un exemple de plan de classement est donné figure .

Figure 1 - Plan de classement MoReq2
2. Le SAE doit pouvoir prendre en charge toutes les informations archivables de l'entreprise, quelle que soit leur forme et quel que soit leur support ou format ; MoReq2 insiste notamment sur les conditions de capture dans le système de documents composites : une page web constituée d'un document HTML et des images JPEG, un document bureautique composé d'un texte avec un hyperlien vers un tableur dans un fichier, un courriel avec ses pièces jointes, etc.
3. La sécurité est particulièrement importante dans le SAE et présente plusieurs aspects :
les indices de sécurité attribués aux documents et les habilitations attribuées aux utilisateurs ; les contrôles d'accès par un ou plusieurs administrateurs ;
l'historique des événements (enregistrement complet de toutes les opérations sur chaque document) ;
les sauvegardes régulières avec une distinction entre les sauvegardes intégrales et les sauvegardes vitales (cf. le plan de continuité d'activité de l'entreprise) ;
l'automatisation d'un maximum de tâches ;
la traçabilité des processus d'export, de destruction ou de gel des destructions, avec la notion de métadonnées-témoins.
4. Le SAE doit s'intégrer au mieux au système d'information de l'entreprise ; MoReq2 décrit les modalités de l'interfaçage entre le SAE et les autres outils de gestion de l'information :
gestion des archives physiques ;
destruction des archives physiques ;
GED et travail collaboratif ;
workflow ;
gestion de dossiers ;
intégration avec les systèmes de gestion de contenu ;
signature électronique ;
chiffrement ;
gestion des droits numériques ;
systèmes distribués ;
travail hors ligne et à distance ;
intégration du fax ;
gestion de la sécurité.
Concernant la GED, MoReq et MoReq2 insistent sur la différence entre la gestion des documents non figés, non validés, non diffusés et qui ne portent donc pas de valeur probante pour l'entreprise (en anglais le Document management ) et le Records management où les documents sont figés, validés, non modifiables, diffusés et obéissent à des règles communes.
Par ailleurs, la grande nouveauté de MoReq2 en matière de normalisation de l'archivage est de compléter les spécifications par une batterie de tests logiciels qui permettent aux éditeurs et aux entreprises utilisatrices, d'évaluer la conformité à MoReq2 des logiciels du marché et des solutions internes. Ce n'est pas encore la certification des solutions d'archivage mais on s'en approche.
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7.3 Norme NF Z 42-013 (2008)
La norme NF Z 42-013, promue par l'Association des professionnels du numérique (APROGED) et adoptée par l'AFNOR en 1999, révisée en 2001 et de nouveau en 2008, contient les spécifications relatives à la conception et à l"exploitation de systèmes informatiques en vue d"assurer la conservation et l"intégrité des documents stockés dans ces systèmes, pendant toute la durée de leur conservation et de leur utilisation.
Le postulat de base est que, pour qu'un organisme ou une entreprise, qui utilise ou qui souhaite stocker et restituer des documents électroniques, soit en mesure de montrer que ces documents peuvent être considérés comme des représentations ou des copies fidèles des documents d'origine, il doit réaliser ou faire réaliser périodiquement des audits de ses systèmes et de ses procédures.
La norme NF Z 42-013 énonce quatre niveaux d'exigences pour l'archivage, symbolisé par quatre mots dont les initiales forment le sigle PIST (Pérennité, Integrité, Sécurité, Traçabilité) facile à retenir :
la pérennité, avec la recommandation d'utiliser des formats ouverts, normalisés ou standardisés, facilitant les nécessaires migrations ;
l'intégrité, avec une sécurisation optimale des processus de stockage et de destruction ;
la sécurité, avec une duplication des données, un processus d'authentification, le chiffrement et déchiffrement des documents ;
la traçabilité, touchant l'horodatage, la tenue d'un dossier technique, le journal du cycle de vie des archives et le journal des évènements.
Le dossier de description technique du système comprend notamment la liste des matériels y compris les équipements de connexion et de sécurité, un modèle conceptuel des données du système, la liste des progiciels et leurs documentations associées et les conditions physiques pour la bonne conservation des supports.
La norme évoque la possibilité de définir au moment de chaque dépôt un profil d'archivage, c'est-à-dire un ensemble de règles applicables à des documents partageant les mêmes critères de confidentialité, de durée de conservation, de destruction et de droits d'accès pour déposer, consulter ou détruire. Plus généralement, l'organisme ou l'entreprise doit mettre en place des procédures pour l'enregistrement, le stockage, la communication et la restitution des documents. Ces procédures doivent être décrites dans le dossier technique.
La sécurité est un point fort de la norme. Sont abordées les questions d'administration et d'organisation de la sécurité, de sécurité physique, de sécurité des matériels et logiciels, ainsi que les aspects de maintenance et d'évolution des systèmes et de migration des supports. Par ailleurs, un enregistrement doit être réalisé pour chaque événement lié à l'exploitation du système ou au cycle de vie des archives. Les journaux doivent permettre de démontrer la continuité de la conservation quels que soient les supports utilisés.
Le système doit assurer les opérations de sauvegarde et, le cas échéant, de restauration.
Concernant les supports, la norme décrit les procédures relatives à l'utilisation des supports de conservation, en distinguant les supports amovibles (WORM physique ou logique) et les supports fixes. On a donc trois grands cas de figure :
les systèmes basés sur des supports WORM amovibles ;
les systèmes basés sur des supports WORM logiques fixes ;
les systèmes basés sur des supports réinscriptibles, avec différents niveaux de sécurisation.
Le chapitre suivant décrit la procédure de capture des documents dans le système avec l'enregistrement des fichiers à archiver et la gestion des métadonnées, avec les contrôles afférents. Lorsque la capture vise des documents papier, le dispositif de numérisation doit respecter certaines règles, notamment pour le traitement des images, avec un contrôle qualité comprenant une journalisation précise des opérations. Il en va de même pour la numérisation du son et de l'audiovisuel, avec les recommandations en matière de compression (sans pertes, avec pertes) et de migration.
Un chapitre est consacré à l'exploitation des archives, c'est-à-dire la consultation, la restitution et l'élimination des documents. Il est recommandé que les applications de consultation soient indépendantes des outils de création des documents conservés. À la fin de la durée de conservation indiquée dans les métadonnées, les archives doivent être supprimées et le système doit garantir l'inaccessibilité définitive des données. D'une manière générale, les méthodes utilisées doivent être décrites dans le dossier de description technique du système.
Pour l'horodatage, la norme envisage deux possibilités :
un dispositif interne produisant des contremarques avec une source de temps de référence et un système sécurisé et contrôlé régulièrement ;
l'intervention d'un tiers horodateur délivrant des contremarques de temps conformes aux normes ou à une politique d'horodatage contrôlable.
Plus largement, le système et toutes les procédures associées sont soumis régulièrement à un audit (interne ou externe).
Les derniers chapitres concernent les tiers archiveurs et les autres types de prestations. Le tiers archiveur peut assurer toute la chaîne d'archivage ou simplement une prestation de stockage. Il est tenu de garantir la confidentialité des données et métadonnées qu'il reçoit en dépôt, de fournir des attestations de dépôt pour chaque opération, de fournir un journal de cycle de vie des archives. La norme propose un contrat de service-type.
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7.4 Modèle de référence OAIS (2001)
Le Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) vise l'archivage à long terme des informations existant sous une forme numérique. Il est le résultat d'un travail normatif approfondi entrepris en 1995 par le CCSDS (Consultative Committee for Space Data Systems) à la demande de l'ISO (International Standard Organization) en vue d'établir des recommandations techniques générales pour encourager et faciliter l'échange des données spatiales. Le CNES (Centre national d'études spatiales) a participé à l'élaboration de cette norme.
Le modèle OAIS a été porté au statut de norme internationale en 2003 sous le numéro ISO 14721. Sa traduction française est disponible en ligne sur le site du groupe PIN (cf. [Doc. H 7 276v2]).
Dans le titre du modèle, Open signifie que ce modèle a été développé dans le cadre d'un processus public et qu'il est disponible et utilisable par ce public, et non que l'accès aux informations archivées se fasse sans restriction. Le terme information désigne toute connaissance qui peut être échangée, indépendamment de la forme (physique ou numérique) que prend cette information alors que la « donnée » est définie comme une forme de représentation de l'information. Quant au système d'archivage, il est constitué par un ensemble de moyens matériels, logiciels et humains en charge de l'acquisition, de la conservation et de la distribution de l'information archivée. La norme utilise le terme « archive » (au singulier) pour désigner l'organisation (personnes et systèmes) chargée de conserver des informations et de les rendre accessibles à une communauté d'utilisateurs cible.HAUT DE PAGE
7.4.1 Modèles d'information et fonctionnel
L'OAIS comporte deux modèles : un modèle d'information et un modèle fonctionnel.
Le modèle d'information (figure ) insiste sur la nécessité de bien identifier ce que l'on veut conserver. Le point de départ est l'« Objet-Données » qui contient l'information principale à pérenniser (le fichier) ; il est complété par « l'information de représentation » qui lui est associée (fichiers de structure, dictionnaire de données, etc.). L'ensemble constitue un « Objet-Information» qui permet de traduire les données en information signifiante.

Figure 2 - Modèle d'information de l'OAIS
Les informations qui précisent le contenu d'information sont diverses : information d'identification, information de contexte, information de provenance, information de description, information de structure, information d'empaquetage, information d'intégrité, information de pérennisation ou PDI (Preservation Description Information ). Elles sont produites soit par le producteur de l'information, soit par le système d'archivage et constituent de fait des métadonnées, terme que le modèle OAIS n'utilise pas. Ces informations permettent de constituer des paquets d'informations appropriés à chaque opération ; on distingue ainsi :
le paquet d'informations archivé AIP (Archival Information Package ), constitué d'un contenu d'information et de l'information de pérennisation associée ;
le paquet d'informations à verser SIP (Submission Information Package ) livré par le producteur à l'OAIS pour l'élaboration d'un ou plusieurs paquets d'informations archivés (AIP) ;
le paquet d'informations diffusé DIP (Dissemination Information Package ), reçu par l'utilisateur en réponse à sa requête à l'OAIS et formé à partir d'un ou de plusieurs paquets d'informations archivés (AIP).
L'OAIS introduit également la notion de collection, définie comme un AIP constitué d'un agrégat logique d'autres AIP.
Le modèle fonctionnel identifie les trois acteurs avec lesquels le système d'archivage est en relation :
le producteur de données, qui fournit l'information à pérenniser ;
le management, qui fixe les règles générales applicables à l'OAIS ;
l'utilisateur qui est en relation avec les services de l'OAIS pour chercher et se procurer des informations.
Le modèle fonctionnel distingue six entités fonctionnelles selon le schéma de la figure :
l'entité « Entrées » assure le contrôle et la préparation des paquets d'informations à verser (SIP) provenant des producteurs ;
l'entité « Stockage » assure la maintenance et la récupération des AIP : réception des AIP, affectation d'un lieu de stockage, gestion de la hiérarchie du stockage, renouvellement des supports, contrôles, sauvegarde et plan de reprise d'activité, transmission des AIP à l'entité « Accès » en fonction des commandes ;
l'entité « Gestion de données » s'occupe de l'enrichissement, de la conservation et de l'accès aux informations de description et aux données administratives associées ;
l'entité « Administration » pilote l'exploitation d'ensemble du système d'archivage. Elle est en relation avec les producteurs et les communautés d'utilisateurs. Elle contrôle la conformité des opérations et fournit les moyens de fonctionnement aux entités de stockage et de gestion des données ;
l'entité « Planification de la pérennisation » a pour rôle de surveiller l'environnement de l'OAIS dans un but d'accessibilité sur le long terme et propose les migrations nécessaires, en relation avec l'entité « Administration » ;
l'entité « Accès » est en relation avec les utilisateurs qu'elle aide à repérer les informations recherchées : réception des demandes, contrôles d'accès, traitement des demandes, transmission des informations (paquets d'informations diffusés).

Figure 3 - Modèle fonctionnel de l'OAIS
La norme présente des schémas détaillés de fonctionnement des différentes entités. Le chapitre 4 définit en outre des taxinomies pour les Objets-Informations utilisés par l'OAIS et des exemples de types d'information de pérennisation (PDI).
Les relations entre le producteur et l'OAIS sont définies dans un protocole de versement qui précise notamment le mode de transmission et le contenu de l'opération de versement.
Un OAIS n'a pas toujours l'obligation de conserver l'information versée exactement dans le format de versement ; une transformation peut être souhaitable, notamment par suite de l'obsolescence des formats.
L'utilisateur, de son côté, établit avec l'OAIS un protocole de commande pour recevoir des informations (transmission de supports matériels ou télétransmission). Le repérage des informations intéressantes pour l'utilisateur peut nécessiter l'aide d'un outil de recherche.
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7.4.2 Pérennisation et interopérabilité
Le chapitre 5 est intitulé « Perspectives de la pérennisation » et traite des migrations. La norme identifie trois facteurs majeurs pouvant conduire à une migration numérique des paquets d'informations archivés au sein d'un OAIS : la dégradation des supports, de nouvelles exigences de service ou une meilleure rentabilité.
Le modèle OAIS distingue quatre principaux types de migration numérique, présentés par ordre croissant de risque de perte d'information :
le rafraîchissement de support consistant à remplacer le support initial par un support du même type par copie bit à bit ;
la duplication qui ne modifie ni l'information d'empaquetage, ni le contenu d'information, ni le PDI ;
le ré-empaquetage qui modifie l'information d'empaquetage ;
la transformation qui conserve l'intégralité des contenus d'information mais produit quelques changements dans les trains de bits.
Le chapitre 6 traite de l'interopérabilité des archives OAIS, en distinguant quatre catégories d'associations d'archives en fonction du niveau d'interaction mis en œuvre :
archives indépendantes, sans interaction technique ou de gestion ;
archives coopérantes, ayant en commun des producteurs, des standards de versement et de diffusion, mais pas d'outil de recherche ;
les groupements d'archives qui partagent une communauté d'utilisateurs intéressée par les fonds de plusieurs archives OAIS qui ont mis en commun un ou plusieurs outils de recherche ;
archives aux ressources partagées, pour améliorer leur offre ou réduire les coûts.
La norme OAIS est complétée par la norme ISO 20652 (2006) dite norme PAIMAS (Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard ). PAIMAS prend en compte la terminologie et les concepts du modèle de référence OAIS. Elle définit une méthodologie structurée en plusieurs étapes pour préparer et conduire dans les meilleures conditions les transferts d'objets numériques entre le producteur et l'archive.
La participation du CNES à l'élaboration du modèle OAIS a conduit à la création en 2000, au sein de l'association Aristote, d'un groupe de travail pour faire connaître le modèle et poursuivre la réflexion. Il s'agit du groupe PIN (pérennisation de l'information numérique). Les réunions du groupe sont l'occasion de présentations techniques ou de retours d'expérience très intéressants, comme le suggèrent ces quelques titres :
Plate-forme d'archivage numérique au CNES : le SIPAD-NG, système générique pour l'archivage et l'accès aux données scientifiques ;
Présentation détaillée du format WARC (Web ARChive file format ) ;
LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe ) pour la préservation de l'accès aux revues numériques ;
Projet de l'IRCAM pour la préservation des données numériques dans le cas de la création artistique ;
Présentation du Projet Pil@e de la Direction des archives de France (sur la base d'un « Standard d'échange de données pour l'archivage » inspiré notamment de l'OAIS) ;
Projet SPAR – système de préservation et d'archivage réparti de la BnF, qui s'appuie également sur l'OAIS.

8. Conclusion
L'archivage électronique a connu une avancée décisive depuis quelques années avec la loi de mars 2000, sur la signature électronique et la production de normes, tant pour l'organisation et la structuration de l'information à archiver que pour la conservation numérique pérenne, et avec les développements technologiques au service de la sécurité, de la traçabilité et de migration de l'information.
Toutefois, on compte plus de projets que de réalisations et de retours d'expérience, notamment en matière de conservation à long terme. Le contexte réglementaire, le nombre d'acteurs et de compétences impliquées dans un projet global et la grande variété des types d'information à gérer s'ajoutent aux défis proprement technologiques d'obsolescence des supports et des formats ou d'interopérabilité des systèmes.
Les années à venir verront nécessairement d'autres progrès. Les plus attendus concernent l'harmonisation des normes, la maîtrise des formats (tant leur nombre que les formats spécifiques ou complexes comme les fichiers 3D), une meilleure visibilité des risques et des coûts, avec une évolution de l'offre logicielle pour y répondre.